İki tedarikçi teklifinin toplam bedellerini yan yana koymak karar için yeterli olmayabilir. Bir teklif kurulum veya destek içerirken diğeri hariç bırakabilir; teslim takvimi ve ödeme şartları da farklı olabilir. Karşılaştırma tablosu, aynı ihtiyaca cevap veren seçenekleri eşdeğer kapsamda değerlendirmeye yardımcı olur.
Teklifleri ortak gereksinim listesine göre okuyun
Talep edilen ürün veya hizmeti, miktarı, kalite/özellik şartını, teslim yerini ve beklenen tarihi önce tanımlayın. Tekliflerde bu maddelerin hangisinin dahil olduğunu işaretleyin. Kurulum, eğitim, bakım, lisans yenileme ve ilave işçilik gibi kalemleri ayrı satırlarda karşılaştırın. Kapsam belirsizse varsayım yazmak yerine tedarikçiden açıklama isteyin. Böylece ucuz görünen seçeneğin sonradan ilave maliyet doğurup doğurmadığı daha net anlaşılır.
Ödeme ve operasyon etkisini değerlendirin
Peşin, vadeli veya kilometre taşına bağlı ödeme koşullarının nakit akışı etkisini değerlendirin. Teslim tarihi kritik bir iş akışını etkiliyorsa gecikme halinde izlenecek yolun teklif veya sözleşmede açıklanıp açıklanmadığını kontrol edin. Garanti ve destek şartlarını ihtiyaca göre not edin; tüm işletmelere aynı koşul seti uygun değildir. Seçim kararını veren kişi, neden tercih yapıldığını ve bütçe onayını aynı satın alma dosyasında kaydetsin.
Onay sonrası sipariş, teslim, fatura ve ödeme referanslarını tedarikçi kartına bağlayın. Vergi belgesi ve kayıt düzeni için GİB’in resmi mevzuatını esas alın; muhasebe sınıflandırmasını yalnızca teklif tablosundan çıkarmayın.
Sonucu sonraki alımda kullanın
Teslim gerçekleştiğinde teklif edilen koşullarla fiili hizmeti kıyaslayın. Fark çıktıysa nedeni ve alınan aksiyonu kaydedin; bu bilgi gelecekteki tedarik kararlarında kendi deneyiminizden yararlanmayı sağlar. Ankara genelinde muhasebe ve mali süreçler için BRC Mali Müşavirlik’e başvurabilir, SMMM Rauf Cenk Alat’ı 0 544 956 76 26 numarasından arayabilirsiniz.
Teklif dosyasında kişisel veri ve banka bilgisini gereksiz yere çoğaltmayın. Son kararın dayanağı, onay tarihi ve sipariş veren kişi açıkça görülsün. Tedarikçiden gelen revize teklifleri eski sürümle karıştırmamak için tarih ve sürüm numarasıyla saklayın. Böylece daha sonra hangi koşulun kabul edildiğini ve faturanın neye göre kontrol edileceğini belirlemek kolaylaşır.
Seçim kararını ve tedarik performansını saklayın
Teklif tablosunda hangi koşulun karar için belirleyici olduğunu, onaylayan kişiyi ve kabul edilen sürümü yazın. Siparişten sonra fiili teslim tarihini, eksik veya hasarlı teslimi ve çözüm sonucunu kaydedin. Teklifte bulunan hizmet faturada yoksa ödeme öncesi açıklama isteyin. Tedarikçi değerlendirmesini yalnızca kişisel kanaate çevirmeyin; teslim, kalite, iletişim ve fatura doğruluğu gibi gözlenebilir başlıklarla dönemsel not tutun. Bu bilgi sonraki satın almada işletmenin kendi deneyimini kullanmasına imkan verir.
Son faturayı ödeme onayına sunarken teklif ve sipariş referansını ekleyin. Farklılık varsa neden açıklığa kavuşmadan dosyayı kapatmayın. Onay sonrası teklif karşılaştırmasını arşivleyip gelecek dönem için tedarik takvimine hatırlatma ekleyin.
Karşılaştırma tablosunu onaylanan teklif sürümüyle birlikte arşivleyin. Ödeme aşamasında farklı şart görülürse farkı ve kararı yazılı teyit edin, sonra faturayı kayıtla ilişkilendirin.