Kartlı satış yapan işletmelerde POS cihazı veya sanal POS raporundaki günlük toplam ile banka hesabına geçen tutar aynı olmayabilir. Aktarım tarihi, komisyon, iade, iptal ve blokeli işlemler fark yaratabilir. Sadece banka ekstresindeki net transferi satış kaydı saymak, işlemin brüt değerini ve kesintilerin dayanağını görünmez hale getirir. Düzenli mutabakat, her ödeme grubunun hangi satışlara ait olduğunu açıklamayı sağlar.
POS kanallarını ayrı tanımlayın
İşletmede birden fazla banka, fiziki terminal, sanal POS veya ödeme hizmeti kullanılıyorsa her bir kanal için ayrı rapor indirin. Raporun kapsadığı tarihi, hesap numarasını ve ödeme dönemini kaydedin. Gün sonu toplamlarını satış sistemiyle karşılaştırın. İşlem tarihi ile paranın hesaba geçtiği tarih farklı olabilir; bu nedenle raporları aynı güne ait tek bir tutar gibi değerlendirmeyin.
Brüt, kesinti ve net tutarı ayrıştırın
POS raporunda görünen satış tutarını; iade/iptal, hizmet bedeli, komisyon ve bankaya aktarım tutarından ayrı izleyin. Her kesinti için banka veya hizmet sağlayıcısının belgesini bulun. Mutabakat tablosunda brüt satış, kesinti kalemi, net transfer, transfer tarihi ve belge referansı yer alabilir. Bu yapı, bir ödeme eksik veya toplu geldiğinde hangi rapor satırının açıklanması gerektiğini gösterir.
Farkları kapanıştan önce araştırın
Beklenen ödeme hesabınıza geçmediyse işlem durumu, valör, iade ve blokaj bilgisini ödeme sağlayıcısının panelinden kontrol edin. İki ayrı günde gelen taksitli veya parçalı aktarımları orijinal satışla ilişkilendirin. İade yapıldığında satış kaydı ile geri ödeme hareketi arasında bağ kurun. Açıklaması bulunamayan farkı geçici notla izleyin ve kimin takip edeceğini belirleyin; sadece toplamı tutturmak için belgesiz düzeltme yapmayın.
Elektronik belgelendirme yükümlülüğü, satışın niteliğine ve mükellefin durumuna göre değişebilir. GİB’in e-belge rehberlerini inceleyin ve POS hizmet bedellerinin muhasebe sınıflandırmasını sözleşme ve belgelere göre mali müşavirinizle değerlendirin.
Gün sonu mutabakat örneği
İşletme gün sonunda POS raporundaki satış toplamını kasa veya satış yazılımındaki işlem toplamıyla karşılaştırır. Sonra iade ve iptalleri ayırır; kalan tutarı bankanın/ödeme sağlayıcısının ödeme raporundaki brüt ve net rakamlarla karşılaştırır. Bankaya ertesi gün geçen transferi, satışın gerçekleştiği günle karıştırmadan ayrı tarihte izler. Böylece günlük satış faaliyeti ile ödeme valörü birbirinden ayrılmış olur.
Fark görüldüğünde önce aynı işleme ait raporların tarih aralığını ve saat dilimini kontrol edin. POS batch kapanışı gece yarısını aşıyorsa, raporlar farklı günlere bölünmüş olabilir. Ardından taksit, iade, kısmi iptal ve hizmet bedeli gibi kalemleri inceleyin. Fark çözüldüğünde, onu açıklayan raporu muhasebe kaydına bağlayın; çözüm bekliyorsa sorumlu kişiyi ve takip tarihini not edin.
Birden fazla terminal kullanan işletme, her cihazı ayrı tanımlayıp sonra banka hesabı bazında toplam alabilir. Ödeme sağlayıcılarının rapor formatı farklı olabileceği için mutabakat tablosunda ortak alanlar belirleyin: işlem günü, kanal, brüt tutar, kesinti, net aktarım ve banka tarihi. Elektronik belge yükümlülüğü satış türüne göre değiştiğinden GİB rehberini ve işletme özelindeki belge düzenini ayrıca kontrol edin.
Resmî kaynaklar
BRC Mali Müşavirlik
SMMM Rauf Cenk Alat, Ankara genelindeki işletmelere satış ve tahsilat kayıtlarının takibinde destek sunar. 0 544 956 76 26 numarasından iletişime geçebilir veya hizmetlerimizi inceleyebilirsiniz.