e-Arşiv faturasında yanlışlık fark edildiğinde, işletmenin hangi işlemi yapacağı belgenin durumuna ve uygulanacak GİB kılavuzuna göre belirlenmelidir. Faturayı muhasebe programında silmek veya yeni bir belge düzenlemek, resmi elektronik belge sürecini tek başına tamamlamaz. İptal ya da itiraz bildirimlerinin taraflarca nasıl yürütüleceğini, ilgili kılavuzdaki yöntemle kontrol edin ve her adımın sonucunu saklayın.
Önce belgedeki hatayı ve işlem durumunu belirleyin
Belge numarası, düzenleme tarihi, alıcı bilgisi, tutar, mal veya hizmet açıklaması ve sistemdeki durum bilgisini kontrol edin. Yanlışlık alıcı veya satıcıdan kaynaklanmış olabilir; karşı tarafın görüşünü belgeye ekleyin. Mal iadesi, hizmetin hiç sunulmaması, tutar uyuşmazlığı veya yanlış alıcı bilgisi gibi farklı olayları aynı işlem türü kabul etmeyin. İşlem gerçek bir satışsa, düzeltme yöntemini değiştirecek hususları mali müşavirle değerlendirin.
Bildirim izini ve kanıtları koruyun
GİB’in e-Arşiv uygulamaları kılavuzunda tanımlanan iptal, ihtar veya itiraz bildirim adımlarını izleyin. Başvurunun kim tarafından yapıldığını, gönderim zamanı ve sistem yanıtını kaydedin. Karşı tarafla e-posta veya yazılı mutabakat varsa belge numarasıyla ilişkilendirerek saklayın. Elektronik kayıtları indirilebilir ve okunabilir biçimde muhafaza edin; yalnızca ekran görüntüsüyle yetinmeyin.
Muhasebe ve tahsilat kayıtlarını da düzeltin
Belge durumundaki değişiklik; satış, KDV, cari hesap ve tahsilat kayıtlarını etkileyebilir. İptal veya düzeltme sonrası yeni belge düzenlenmişse, eski belgeyle bağını kurun ve mükerrer hasılat kaydı oluşmadığını kontrol edin. Banka iadesi varsa dekontu dosyaya ekleyin. Dönem beyannamesi verilmişse olası düzeltme ihtiyacını uzmanla inceleyin; her iptal bildirimi otomatik olarak aynı vergi sonucunu doğurmaz.
Karşı taraf mutabakatını ve beyan etkisini yönetin
Fatura iptali veya itirazında satıcı ve alıcı kayıtlarının aynı belgeye ilişkin durumu birbirinden farklı kalabilir. Ay sonunda açık bildirimleri numara ve tutarla listeleyin; karşı tarafın yanıtı, yeni düzenlenen belge ve tahsilat iadesi bu satıra bağlansın. İtiraz bildirimi ile ticari uyuşmazlığın çözümünü aynı şey gibi değerlendirmeyin. Mal veya hizmetin fiilen gerçekleşip gerçekleşmediği, KDV ve gelir kaydının nasıl düzeltileceğini etkileyebilir. Dönem beyannamesi öncesinde açık faturaları mali müşavirle gözden geçirin ve gerekli düzeltme sürecinin hangi belgeyle yapılacağını yazılı olarak belirleyin.
Bir fatura kontrol kartı oluşturun
İptal veya itiraz dosyasında belge numarası, taraf, işlem nedeni, sistem bildiriminin tarihi, karşı taraf cevabı, yeni belge numarası ve muhasebe düzeltmesini aynı kartta takip edebilirsiniz. Bir adım bekliyorsa sorumlu kişi ve beklenen işlem tarihini yazın. Bu kayıt, satış ekibi ile muhasebe ekibinin farklı belge sürümleri üzerinden çalışmasını önlemeye yardımcı olur. Dönem kapanışında açık kartları tarayarak beyanname veya cari hesap üzerinde sonuç doğurabilecek dosyaları mali müşavirle görüşün.
Resmî kaynaklar
BRC Mali Müşavirlik
SMMM Rauf Cenk Alat, Ankara genelindeki işletmelere elektronik belge ve muhasebe süreçlerinde destek sunar. 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilir, hizmetlerimizi inceleyebilirsiniz.