İşletmeler mal veya hizmet tesliminden önce tedarikçiye avans ödeyebilir. Avansın banka hesabından çıkmış olması, teslimin gerçekleştiği veya nihai giderin oluştuğu anlamına gelmez. Sipariş, sözleşme, ödeme, teslim ve fatura aşamalarının her biri kendi belgesiyle izlenmelidir. Bu ayrım, dönem sonu bakiyelerinin doğru açıklanmasını ve açık siparişlerin unutulmamasını sağlar.
Avans talebini ve ödeme dayanağını dosyalayın
Tedarikçi teklifini veya sözleşmeyi, avans tutarının hangi siparişe ait olduğunu ve ödeme şartlarını gösterecek şekilde saklayın. Ödeme onayını veren kişiyi ve banka dekontunu işlem numarasıyla ilişkilendirin. Bir tedarikçiye aynı dönemde birden fazla avans gönderiliyorsa her birini ayrı sipariş veya iş emriyle eşleştirin. Açıklama alanında yalnızca genel “avans” ifadesi bulunması halinde ek bir takip referansı oluşturun.
Teslim ve fatura geldikçe bakiyeyi kapatın
Kısmi teslimat, değişen miktar, fiyat farkı veya iptal varsa ilk sipariş ve ödeme ile bağlantıyı koruyun. Mal kabul formu, hizmet teslim onayı ve fatura tarihini kaydedin. Teslim tamamlandığında avans bakiyesinin hangi nihai belgeyle kapatıldığını kontrol edin. Fazla ödeme iade edildiyse banka hareketini ve mutabakatı saklayın. Fatura gelmemiş açık avansları yaşlandırma raporunda listeleyip sorumlu kişiye takip görevi verin.
Dönem kapanışında tedarikçi teyidi alın
Yüksek tutarlı veya uzun süredir açık avanslarda tedarikçi ekstresi ile işletme kayıtlarını karşılaştırın. Teyit istenen bakiye ve dayanak siparişleri açıkça belirtin. Fatura veya teslim belgesi bekleyen tutarı doğrudan giderleştirmeden önce muhasebe niteliğini mali müşavirle değerlendirin. KDV ve belge düzeni bakımından işlem türüne bağlı kuralları güncel mevzuata göre inceleyin.
Açık avansları yaşlandırarak takip edin
Avans listesinde tedarikçi, sipariş numarası, ilk ödeme tarihi, kısmi teslimler, kalan tutar ve sorumlu satın alma çalışanı yer alsın. Uzun süredir kapanmayan bakiyeler için tedarikçiden yazılı teyit isteyin. Sipariş iptal olduysa iade hakkı, kesinti veya başka siparişe mahsup konusunu sözleşme üzerinden inceleyin ve alınan kararı belgeleyin. Tedarikçi tarafından düzenlenen nihai fatura ile işletmenin cari hesabını karşılaştırın; faturanın farklı tüzel kişiden gelmesi gibi durumları ayrıca doğrulayın. Bu kontrol, dönem sonu açıklarının nedenini yönetime anlaşılır biçimde aktarır.
Tedarikçi teyitlerini bakiye raporuna ekleyin
Açık avanslar için tedarikçi teyidi aldığınızda teyit tarihini ve karşı tarafın bildirdiği tutarı işletme kayıtlarıyla karşılaştırın. Fark çıkarsa kesinti, kısmi teslim, iade ya da başka siparişe aktarım olup olmadığını araştırın. Yönetim kararını ve tedarikçi mutabakatını yazılı saklayın. Avansın uzun süredir kapanmaması halinde olası ticari uyuşmazlığı da değerlendirin; yalnızca muhasebe fişiyle bakiyeyi kapatmayın. Böylece dönem sonunda işletme varlıkları ve borçlarının dayanağı daha anlaşılır olur.
Bekleyen avans raporunu her ay satın alma sorumlusuyla paylaşın. Teslimatı geciken siparişler için güncel durum ve beklenen tamamlanma tarihini alın.
Resmî kaynaklar
BRC Mali Müşavirlik
SMMM Rauf Cenk Alat, Ankara genelindeki işletmelerin tedarikçi hesapları ve muhasebe kayıtlarına destek sunar. 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz.