Yeni bir çalışanın ilk iş günü yaklaşırken insan kaynakları, işyeri yöneticisi, bordro ve muhasebe ekipleri aynı bilgi setiyle hareket etmelidir. İşe başlama tarihi, görev, ücret bileşenleri ve çalışma düzenindeki küçük bir uyumsuzluk, SGK bildirimi ile bordro kaydının farklılaşmasına yol açabilir. İşe alım kararından ilk ücret hesaplamasına kadar izlenecek adımları tek kontrol listesinde toplamak, Ankara genelindeki işletmelerde sürecin sorumlularını netleştirir.
Bildirim zamanını ve istisnaları doğrulayın
5510 sayılı Kanun kapsamındaki 4/a çalışanlar için işe giriş bildirgesinin genel kural olarak çalışmaya başlamadan en az bir gün önce verilmesi gerektiğini SGK açıklıyor. Kurumun sayfasında inşaat, tarım, balıkçılık ve bazı özel durumlar için farklı bildirim koşulları da yer alıyor. Bu nedenle her işe alımda aynı süreyi otomatik uygulamayın; çalışanın statüsünü ve işyerinin durumunu resmi kaynaktan kontrol edin. Bildirgenin gönderim onayını, bildirilen tarih ve işyeri sicil bilgisiyle birlikte dosyalayın.
Özlük ve bordro bilgileri
Çalışandan gerekli işe giriş belgelerini güvenli kanaldan alın, hangi bilginin hangi amaçla işlendiğini ve kimlerin erişebildiğini belirleyin. Görev tanımını, çalışma yerini, ücret unsurlarını, yan hakları ve varsa vardiya düzenini iş sözleşmesi ve işletme içi kayıtlarda tutarlı hâle getirin. Bordroya aktarılacak değişkenleri; örneğin işe başlama günü, ücretsiz izin veya değişen çalışma düzenini dönem içinde ilgili sorumluya bildirin. Kimlik ve banka bilgilerini geniş erişimli e-posta zincirlerinde dolaştırmayın.
İlk ay kapanışından önce
İşe giriş bildirgesi, iş sözleşmesi, puantaj ve bordro başlangıç verileri arasında tarih ve unvan karşılaştırması yapın. Hatalı veya sonradan değişen bir bilgi varsa düzeltme işleminin hangi sistemde ve kim tarafından yapıldığını kayıt altına alın. İşveren yükümlülükleri ile istisnaları için SGK’nın resmi açıklamasını ve işlem ekranları için E-SGK işveren portalını kullanın. Kaynağı başvuru tarihinde tekrar kontrol etmek önemlidir.
İşe alım kontrol listesini çalışanın ilk gününden önce sorumlu yöneticilerle paylaşın. Belge eksikliği varsa hangi işlemin beklediğini ve kimin takip ettiğini kaydedin; tamamlanmamış adımı tamamlanmış gibi işaretlemeyin. Çalışan bilgileri değişirse örneğin görev yeri veya işe başlama tarihi, değişikliği hem personel dosyasına hem ilgili bildirim ve bordro hazırlık akışına yansıtın. İlk bordro sonrasında işe giriş verileriyle gerçekleşen çalışma günlerini karşılaştırarak süreçteki sistematik eksikleri düzeltin.
SMMM Rauf Cenk Alat, Ankara genelinde işletmelerin bordro ve muhasebe kayıt süreçlerinde destek sunar. Hizmetleri inceleyebilir veya 0 544 956 76 26 numarasından bilgi alabilirsiniz. Somut olayda uygulanacak bildirim adımı çalışanın statüsüne göre değişebilir.