İş seyahati için verilen avansın kapatılması, çalışan döndüğünde yalnızca fişleri teslim alıp toplamı karşılaştırmak değildir. Seyahatin iş amacı, görev tarihleri, önceden verilen avans, yapılan harcamalar ve varsa iade edilen tutar birbirini açıklamalıdır. Bu bilgi akışı düzenli tutulmadığında işletme, hangi harcamanın hangi müşteri işi veya operasyonla ilgili olduğunu dönemler sonra yeniden araştırmak zorunda kalabilir.
Görevlendirme bilgisini önceden kaydedin
Seyahat öncesinde görevlendirilen kişiyi, iş amacını, gidilecek yerleri, tarih aralığını, onaylayan yöneticiyi ve avans tutarını işletme içi formda belirtin. Ulaşım, konaklama ve diğer giderler için kullanılacak onay usulünü çalışanla önceden paylaşın. Bu form yasal belge yerine geçmez; muhasebe dosyasında gider belgelerini doğru görevle ilişkilendirmeye yarayan iç kontrol kaydıdır. Avansın şirket kartıyla mı yoksa banka transferiyle mi verildiğini ayrıca işaretleyin.
Harcama ve belge eşleştirmesi
Seyahat sonrasında alınan fatura veya diğer uygun belgeleri tarih ve harcama türüne göre listeleyin. Belgenin işletme adına düzenlenmesi gerekip gerekmediği ve hangi muhasebe işlemine dayanak oluşturacağı belge türüne ve olayın niteliğine göre değerlendirilmelidir. Belgesi bulunmayan kalemi sessizce gider dosyasına eklemeyin; çalışan açıklamasını ve yöneticinin kararını ayrı kaydedin. Avans tutarından fazla harcama oluştuğunda geri ödeme sürecini, kullanılmayan tutar varsa iade dekontunu aynı rapora bağlayın.
Dönem kapanışında açık avans bırakmayın
Ay sonu kontrolünde seyahat raporunun tamamlanıp tamamlanmadığını, avans bakiyesinin doğru kapandığını ve her harcamanın dayanak belgeye ulaştığını gözden geçirin. Seyahat iki döneme yayılıyorsa tüm giderleri otomatik olarak tek döneme taşımayın; muhasebe döneminin doğru belirlenmesi için uzman değerlendirmesi alın. Belgelendirme konusunda GİB VUK sayfasındaki güncel düzenlemeleri esas alın.
Seyahat raporuna ulaşım ve konaklama dışında oluşan giderleri de tür ve iş amacıyla birlikte ekleyin; tüm harcamaları tek “seyahat” toplamında birleştirmeyin. Çalışan belgeyi kaybettiyse işletmenin uygulayacağı açıklama ve yönetici onay yöntemini önceden belirleyin. İşletmenin iç prosedürü hangi belgenin muhasebe kaydına dayanak olacağını kendiliğinden değiştirmez; belgelendirme kuralları ayrıca kontrol edilmelidir. İade edilen avansın hangi tarihte şirkete döndüğünü banka dekontu veya kasa makbuzuyla kapatın ve sonraki döneme kalan bakiyeyi açıkça taşıyın.
Harcamaları türlere ayırmak, olağan dışı tutarları erken fark etmeyi sağlar. Seyahat sonrası raporu onaylayan yönetici, görev amacının gerçekleşip gerçekleşmediğini ve açık avans kalıp kalmadığını teyit etsin. Belge bulunmayan ya da işle bağlantısı kurulamayan kalemleri ayrı inceleme listesine alın.
SMMM Rauf Cenk Alat, Ankara genelinde işletmelerin gider ve belge düzeninin kurulmasına destek verir. BRC Mali Müşavirlik hizmetlerini inceleyebilir veya 0 544 956 76 26 numarasından bilgi alabilirsiniz. Her harcamanın niteliği ve kabul koşulları kendi belgesine göre değerlendirilmelidir.