Çalışana yapılan ücret avansı veya geçici ödeme, banka hareketinde görünse bile kendi başına bordro sürecini tamamlamaz. Ödemenin hangi amaçla yapıldığı, kim tarafından onaylandığı, hangi tarihte çalışana ulaştığı ve nasıl kapatılacağı belirlenmelidir. Talep, ödeme ve mahsup kayıtları ayrı dosyalarda tutulursa dönem sonunda aynı tutarın ikinci kez ödenmesi veya yanlış bordro kaleminde görünmesi riski doğar.
Talep ve karar kaydı
İşletmenin avans politikasında talebin kim tarafından alınacağını, onay yetkisini, ödeme kanalını ve geri kapama yöntemini açıklayın. Talep formunda çalışanın adı, tutar, istenen tarih ve avansın niteliği bulunsun. İşveren kararı, şirket içi yetki düzenine göre alınmalı; sözlü talep ödeme talimatı olarak kabul edilmemelidir. Avansın ücretle mahsup edilmesi planlanıyorsa dönem ve bordro sorumlusunu baştan belirleyin.
Ödeme ve muhasebe eşleştirmesi
Banka dekontunu veya şirket kasasından yapılan ödeme belgesini talep numarasıyla ilişkilendirin. Birden fazla ödeme veya kısmi kapama varsa her hareketi kalan bakiye üzerinden takip edin. Avansın gider avansı mı, ücret avansı mı yoksa başka bir işlem mi olduğu belgeler ve sözleşme çerçevesinde ayrıştırılmalıdır; tüm avansları aynı hesapta toplamak doğru sonuç vermeyebilir. Bordro öncesinde insan kaynakları ve muhasebe listelerini karşılaştırarak mahsup edilen tutarın tekrar ödeme yaratmadığını kontrol edin.
Açık bakiyeleri dönem sonunda inceleyin
Ay kapanışında ödeme tarihi, belge, mahsup dönemi ve kalan tutarı çalışan bazında listeleyin. Uzun süre açık kalan bakiye varsa çalışana ve sorumlu yöneticiye takip gönderin; bakiye kapatılmadan kaydı silmeyin. İş mevzuatı hakkında güncel resmi açıklamaları Bakanlığın İş Kanunu sayfasından kontrol edin. Avansın hukuki ve bordrosal niteliği somut koşullara göre değerlendirilmelidir.
Avans talebi onaylandığında muhasebe kaydında çalışan bazında takip yapın; aynı dönemde yapılan birden fazla ödemeyi tek satırda açıklamasız birleştirmeyin. Mahsup bordroda gerçekleştiğinde avans bakiyesinin kapanıp kapanmadığını ödeme kaydıyla karşılaştırın. İşten ayrılma, ücretsiz izin veya ücret değişikliği gibi durumlar varken açık avans varsa, kapanış adımını ilgili sorumlularla ayrıca planlayın. Süreçte belge eksiği varsa çalışan ve yöneticinin açıklamasını saklayın, ancak açıklamayı resmi belge yerine kullanmadan uygulama koşullarını inceleyin.
Avansın çalışan tarafından iadesi veya bordro yoluyla kapatılması halinde işlem belgesini aynı takip kaydına iliştirin. Yöneticinin onayı, ödeme kanıtı ve mahsup sonucu bir arada olduğunda dönem sonu kontrolü hızlanır ve açık bakiye daha kolay açıklanır.
SMMM Rauf Cenk Alat, Ankara genelindeki işletmeler için bordro ve muhasebe kayıtlarının tutarlılığı konusunda destek sunar. BRC hizmetleri hakkında bilgi alabilir veya 0 544 956 76 26 numarasından iletişim kurabilirsiniz.