İşletmenin imzaladığı sözleşmelerde teslim, raporlama, fatura ve ödeme koşulları farklı tarihlere bağlanabilir. Metin dosyada saklanıp operasyon takibinden ayrı kalırsa, ilgili ekip sonradan hangi yükümlülüğün tamamlandığını veya hangi faturanın ne zaman düzenleneceğini araştırmak zorunda kalır. Sözleşme takvimini muhasebe ve iş birimi görevleriyle ilişkilendirmek, gecikmeleri ve belge eksiklerini daha erken görünür kılar.
Taahhütleri iş adımlarına ayırın
Sözleşme imzalandığında tarafları, yürürlük tarihini, hizmet veya mal kapsamını, teslim ölçütünü, fatura koşulunu, ödeme vadesini ve yenileme veya sona erme bilgisini bir özet tabloda kaydedin. Her madde için sorumlu ekip ve takip tarihi atayın. Hukuki yorum gereken hükümleri yetkili hukuk danışmanına yönlendirin; özet tablo sözleşmenin yerine geçmez. Ek protokol veya değişiklik yapılırsa eski metni kaldırmadan yeni sürüm ve yürürlük tarihi ile ilişkilendirin.
Teslim kanıtı ve fatura kontrolü
Mal teslimi, hizmet raporu, kabul onayı veya sözleşmede belirtilen başka bir tamamlanma kanıtını fatura referansıyla eşleştirin. Faturanın kapsamı sözleşmeyle uyuşmuyorsa, ödeme onayından önce ilgili iş biriminden açıklama isteyin. Kısmi teslim veya hakediş varsa her aşamayı ayrı belge ve ödeme referansıyla izleyin. Tedarikçi, şirket unvanı veya banka hesabı değişikliği bildirdiğinde ilgili kanalı doğrulayın ve kayıt güncellemesini onay sürecine bağlayın.
Vade ve yenileme takibi
Yaklaşan ödemeleri nakit akışı planına alın; ancak teslim veya fatura koşulu tamamlanmadan yalnızca takvim hatırlatmasına bakarak ödeme yapmayın. Yenileme veya fesih tarihleri için sorumlu atayın ve karar alınan tarihi not edin. Ticaret sicili ve şirket kayıtlarıyla ilgili resmi bilgilere Ticaret Bakanlığı MERSİS sayfasından ulaşabilirsiniz.
Taahhüt takvimi hazırlanırken yalnızca faturanın vadesi değil, teslim veya hizmet kabul koşulu, varsa avans ve hakediş aşamaları da izlenmelidir. Sözleşmedeki sorumlu kişi, beklenen belge ve onay noktası bir kontrol listesine çevrilebilir. Mal veya hizmet kısmen teslim edilmişse miktar ve kabul kaydı faturayla karşılaştırılmalı; farklar açıklama alınmadan kapatılmamalıdır.
Vade yaklaşmadan önce tedarikçiyle teyit ve ödeme planı yapılması, nakit akışının öngörülmesine yardım eder. Sözleşme değişiklikleri ek protokol veya yazılı onayla dosyada tutulmalı; kayıtların hangi döneme ait olduğu belgelere göre belirlenmelidir. Muhasebe, işletme yönetimi ve satın alma ekibi aynı referansı kullandığında mükerrer ödeme ve unutulan yükümlülük riski azalır.
Ankara genelinde muhasebe ve belge akışını sözleşme adımlarıyla koordine etmek için BRC hizmetlerini inceleyebilir veya 0 544 956 76 26 numarasından SMMM Rauf Cenk Alat ile görüşebilirsiniz. Sözleşme yorumu için hukuki uzmanlık gerekebilir.