Tahsilatların fatura kayıtlarıyla eşleştirilmesi, dönem sonu bakiyelerinin neden farklı göründüğünü anlamayı sağlar. Banka hesabına gelen her tutarın hangi müşteri, fatura veya avansla ilgili olduğu açık değilse, muhasebe ekibi açıklama aramak için zaman kaybeder. Düzenli bir işlem referansı, tahsilatın kaynağını ve kapattığı alacağı daha kolay izlemeye yardım eder.
Banka satırını dayanakla eşleştirin
Ekstredeki tarih, tutar, açıklama ve gönderen bilgisini müşteri hesabı ve açık fatura listesiyle karşılaştırın. Bir ödeme birden fazla faturayı kapatıyorsa dağılımı ve müşterinin bildirimini not edin. Banka açıklaması yetersizse tahminle hesap kapatmak yerine müşteriden teyit alın; avans, mahsup, iade veya üçüncü kişi ödemesi olasılıklarını ayrı inceleyin.
Ödeme komisyonu, kur farkı veya kısmi tahsilat varsa brüt fatura tutarı ile hesaba geçen tutar arasındaki farkın nasıl oluştuğunu açıklayın. Eşleşme yapılamayan tutarlar için bir bekleyenler listesi açın; her satıra sorumlu kişi ve takip tarihi ekleyin. Açıklama geldiğinde ilk banka hareketi ile son muhasebe kaydı arasında referans bağlantısını koruyun.
Mutabakatı tek seferlik değil düzenli yapın
İşlem hacmine uygun sıklıkta banka ekstresi ve müşteri alacakları kontrol edilebilir. Kontrolü yapan kişi, tarihi ve çözülemeyen farkları kaydetmek, aynı konunun tekrar tekrar araştırılmasını azaltır. Ay kapanışında bekleyen tahsilatlar, iade edilen ödemeler ve uzun süredir açık görünen bakiyeler ayrıca gözden geçirilmelidir.
Vergi ve belge düzeni bakımından bir ödemenin tek başına faturanın yerine geçmediğini, her işlemin niteliğine uygun belgelendirme gerektiğini unutmayın. GİB’in Vergi Usul Kanunu kaynakları kayıt ve belge çerçevesi için resmi referanstır; uygulamada işlemin türü ve güncel düzenleme dikkate alınmalıdır.
İş akışını ekiplerle paylaşın
Satış ekibi ödeme açıklamasına fatura numarası eklenmesini müşterilerden isteyebilir; muhasebe ekibi standart referansları kullanabilir. Yetki ve görev dağılımı belirli olduğunda tahsilatın hem banka hem müşteri hesabında doğru izlenmesi kolaylaşır. Süreç, işletmenin kullandığı muhasebe sistemiyle uyumlu ve çalışanların sürdürebileceği kadar basit tutulmalıdır.
Mutabakat sırasında müşteri ekstresi veya hesap ekstresi de kullanılacaksa, paylaşım öncesinde ilgili dönemi ve alıcıyı teyit edin. Yanlış müşteriye ait finansal bilgilerin iletilmesi hem güven ilişkisini zedeler hem de veri güvenliği riski doğurur. Düzenli tahsilat raporunu satış ekibiyle paylaşırken yalnızca takip için gerekli alanları gösterin; iç notları ve başka müşterilere ilişkin bilgileri rapora dahil etmeyin.
Ankara genelinde muhasebe ve mali süreçlerinizi değerlendirirken BRC Mali Müşavirlik hizmetlerini inceleyebilir, SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz. Bu içerik genel bilgilendirme niteliğindedir; işletmenizin kayıtları ve güncel mevzuat özelinde değerlendirme yapılmalıdır.