Çalışma sürelerine ilişkin kayıtlar farklı sistemlerde tutuluyorsa, bordro hazırlanırken aynı döneme ait verileri karşılaştırın. Vardiya çizelgesi, fiili çalışma kaydı, izin bilgisi ve yönetici onayı arasında fark varsa, bunun hangi belgeden kaynaklandığını açıklayın. Kayıt düzeni çalışana ilişkin bilgiyi doğru ve iş için gerekli ölçüde yönetmelidir.
Puantaj verisinin kaynağını belirtin
Çizelgeyi hangi sistemin ürettiğini, kapsadığı dönemi, sonradan yapılan düzeltmeleri ve onaylayan kişiyi kaydedin. Sistem dışı düzeltmelerde gerekçe ve dayanak bulunmalıdır. Vardiya değişikliği, eksik giriş kaydı veya beklenmeyen devamsızlık gibi maddeleri ücret hesabına yansıtmadan önce yetkili kişiyle doğrulayın. Dönem dışına taşan düzeltmeleri ayrı inceleyin.
Ücret değerlendirmesini kurala göre yapın
Çalışma süresi ve fazla çalışma değerlendirmesi çalışan grubu, sözleşme, işin niteliği ve mevzuata göre farklılaşabilir. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının Fazla Çalışma Yönetmeliği resmi kaynaklardan biridir. Belirli saat veya ücret sonucunu her çalışana aynen uygulamak yerine, güncel metni ve somut kayıtları inceleyin.
İnsan kaynakları onayı ile bordro sorumlusunun kullandığı puantaj sürümü eşleşmelidir. Bordro kesinleşmeden sıra dışı saatleri, dönem dışına taşan düzeltmeleri ve önceki ayla ilgili değişiklikleri kontrol edin. Fark bulunursa çalışan ve yöneticiyle dayanak kayıt üzerinden teyit sağlayın. Her düzeltmeyi kimin yaptığını ve hangi onaya dayandığını kaydedin.
Gizliliği ve düzeltme izini koruyun
Çalışma çizelgesine erişim iş gereği olan kişilerle sınırlı olsun. İzin veya başka hassas bilgileri puantaj raporuna gereksiz ayrıntıyla eklemeyin. Düzeltmede eski ve yeni değeri, nedeni ve onayı tarihçede tutun. Dönem sonunda puantaj toplamını bordroyla karşılaştıran kısa kontrol kaydı oluşturun; açık maddeleri sorumlusu ve takip tarihiyle sonraki adıma aktarın.
Çalışanın çalışma dönemiyle ilgili kayıtlar, aynı tarih aralığı ve aynı tanım setiyle karşılaştırılmalıdır. Farklı ekiplerin “çalışma saati”, “vardiya” veya “eksik gün” alanlarını farklı yorumlaması tabloyu yanıltabilir. Terimleri ve rapor kaynağını süreç notunda açıklayın; sistem güncellendiğinde eski dönemlerle kıyaslamanın etkisini de değerlendirin.
Ankara genelinde muhasebe ve mali süreçlerinizi değerlendirirken BRC Mali Müşavirlik hizmetlerini inceleyebilir, SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz. Bu içerik genel bilgilendirme niteliğindedir; işletmenizin kayıtları ve güncel mevzuat özelinde değerlendirme yapılmalıdır.