İşten ayrılış sürecinde insan kaynakları, bordro, yönetici ve resmi bildirim sorumlusu farklı adımlar yürütür. Tarih veya belge bilgisinin ekipler arasında tutarsızlaşması, son dönem kayıtlarının yeniden kontrol edilmesini gerektirebilir. Ayrılış kontrol listesi alınan kararı, dayanağı ve işlemlerin tamamlanma kanıtını tek yerde gösterir.
İşlem tarihlerini dayanakla doğrulayın
İş sözleşmesi ve işyeri kayıtları üzerinden ayrılış tarihi, son çalışma dönemi, teslim edilecek ekipman ve erişim kapatma adımlarını sorumlularla kontrol edin. İzin, ücret veya diğer hakların değerlendirilmesi olayın özelliklerine ve geçerli mevzuata bağlıdır; kesinleşmemiş bilgiyi bordroya varsayımla eklemeyin. Her kalemin dayanağını ve onayını dosyalayın.
Resmi bildirim adımını izleyin
Yetkili kişi, SGK bildiriminin hangi sistemden yapıldığını, işlemin sonucunu ve tarih bilgisini kontrol listesine ekleyebilir. SGK’nın 4/a işe giriş ve işten ayrılış bildirgesi uygulaması resmi işlem kanalıdır; güncel süre ve istisnaları resmi açıklamadan doğrulayın.
İşlemin tamamlandığını gösteren sonucu çalışan kaydıyla ilişkilendirerek saklayın. Düzeltme gerekiyorsa ilk bildirime referans verin ve yeni işlemin nedenini kaydedin. SGK kaydı, bordro ve çalışma belgeleri birbirinden bağımsız ele alınmamalıdır. Sorumlu kişi değiştiğinde yedek rol ve dosya erişimini de güncelleyin.
Son kontrol ve veri erişimi
Son bordro, puantaj, masraf mutabakatı ve ekipman teslimini sorumlu birimlerce gözden geçirin. Çalışan ayrıldıktan sonra sistem erişimlerini kapatırken arşiv için gerekli kayıtları mevzuata uygun biçimde koruyun. Kişisel dosya erişimini rol bazında sınırlayın ve gereksiz kopyaları paylaşmayın. Kısa kapanış kaydı, tamamlanan ve açıklama bekleyen maddeleri göstererek ilerideki incelemeyi kolaylaştırır.
Ekipman ve sistem erişiminin teslimi için ayrı sorumlu belirleyin. Cihaz, kart veya anahtar iade edilmediyse durum, takip sahibi ve sonraki adım kayıtlı olmalıdır. Bu operasyonel kontrolü bordro hesabıyla karıştırmayın; her birinin dayanağını ve sorumlusunu kendi kayıt alanında izleyin.
Ankara genelinde muhasebe ve mali süreçlerinizi değerlendirirken BRC Mali Müşavirlik hizmetlerini inceleyebilir, SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz. Bu içerik genel bilgilendirme niteliğindedir; işletmenizin kayıtları ve güncel mevzuat özelinde değerlendirme yapılmalıdır.