Kartla yapılan satışın tamamı banka hesabına aynı gün veya tek bir tutar halinde geçmeyebilir. Ödeme kuruluşu raporu, komisyon, iade, taksit veya toplu ödeme hareketlerini ayrı gösterebilir. Satış raporuyla banka ekstresini ortak işlem referansı üzerinden karşılaştırmak, görünen farkın kaynağını bulmaya yardımcı olur.
Üç veri kaynağını aynı dönemde karşılaştırın
Satış noktası veya e-ticaret sisteminin işlem raporunu, ödeme sağlayıcısının hakediş dökümünü ve banka ekstresini aynı tarih aralığıyla alın. Her işlem için brüt tutar, sağlayıcı kesintisi, iade veya ters ibraz ve net ödeme alanlarını ayırın. Ödeme toplu geldiyse, hangi işlem grubunu kapsadığı rapordan anlaşılmalıdır.
İade veya iptal hareketleri ilk satışla ilişkilendirilmeli; farklı bir dönemde yansıyan işlem için hem ilk işlem tarihini hem bankaya yansıma tarihini saklayın. Sağlayıcı raporunun açıklamadığı bir kesinti varsa, hesap varsayımı üretmek yerine işlem sağlayıcısından dayanak isteyin. e-Belge süreçleri için GİB e-Belge portalı ve ilgili güncel kılavuzlar resmi başvuru noktalarıdır.
Bekleyen farkları sınıflandırın
Henüz hesaba geçmeyen tutar, rapora geç düşen iade, eksik referans veya olası mükerrer satır gibi maddeleri ayrı takip edin. Her maddeye sorumlu ve kontrol tarihi ekleyin. Müşteriyle ilgili uyuşmazlık varsa satış ekibinden teslim ve iletişim teyidi alın; muhasebe kaydıyla müşteri dosyası arasında referans bağlantısı kurun.
Mutabakat kapanışını rapora bağlayın
Dönem sonunda açık kalan kalemlerin durumunu, alınan açıklamaları ve muhasebe kaydını tek özet üzerinde gösterin. Kontrolü yapan ve onaylayan kişiyi de belirtin. Ödeme raporlarında kartın tam bilgilerini paylaşmayın; yalnızca mutabakat için gerekli işlem alanlarını kullanın. Bu düzen tekrar eden kesinti veya entegrasyon problemlerini görünür hale getirir.
Mutabakatın kapsamını işlem tarihine göre belirleyin; bankaya yansıma tarihi farklı olan ödemeleri ayrı sütunda gösterin. Taksit planı veya sağlayıcı bekletmesi varsa sözleşme ve rapor bilgisini dayanak alın. Açık bakiye üzerinde satış ekibiyle çalışırken, başka müşterilere ait işlem ve iletişim bilgilerini rapora eklemeyin.
Ankara genelinde muhasebe ve mali süreçlerinizi değerlendirirken BRC Mali Müşavirlik hizmetlerini inceleyebilir, SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz. Bu içerik genel bilgilendirme niteliğindedir; işletmenizin kayıtları ve güncel mevzuat özelinde değerlendirme yapılmalıdır.