Çalışan işten ayrıldığında yalnızca bordro ve resmi bildirim adımları değil, e-posta, muhasebe yazılımı, dosya alanı ve kurumsal cihaz erişimleri de gözden geçirilmelidir. Bir erişim unutulursa işletme verileri gereksiz biçimde açık kalabilir; arşiv kayıtları aceleyle silinirse yasal veya operasyonel ihtiyaçlar karşılanamayabilir.
Erişim envanterini rol bazında kontrol edin
İnsan kaynakları, sistem yöneticisi ve birim yöneticisi; çalışanın kullandığı hesapları, paylaşılan klasörleri, otomatik yönlendirmeleri ve varsa onay rollerini listeleyebilir. Kapatma tarihini ve işlemi yapan kişiyi kaydedin. Ortak hesap kullanılıyorsa parola veya erişim anahtarı yenilenmesi gerekip gerekmediğini kontrol edin.
Kurumsal bilgisayar, telefon, kart veya anahtar teslimini envanter numarasıyla ilişkilendirin. Cihazda şirket verisi veya üçüncü taraf hesap oturumu bulunuyorsa veri aktarımını ve güvenli sıfırlama adımlarını kurum politikasına göre uygulayın. Çalışanın kişisel hesaplarına veya cihaz içeriğine gereksiz erişim talep etmeyin.
Arşiv yükümlülüklerini koruyun
Bordro ve personel belgeleri için saklama ve erişim, belge türü ve uygulanabilir mevzuata göre ele alınmalıdır. Tüm dosyaları ayrılan çalışanla birlikte silmek doğru olmayabilir; aynı zamanda dosyaları sınırsız süre ortak klasörde tutmak da uygun değildir. KVKK Kurumunun silme ve yok etme kaynakları resmi çerçeve sunar.
Son kontrolü belgeleyin
Kapanış listesinde erişimi kapanan sistemleri, teslim edilen ekipmanı ve devam eden belge işlerini işaretleyin. Açık görevler varsa yeni sorumluya aktarın. Bu kayıt hem işletmenin bilgi güvenliğini hem de personel sürecinin izlenebilirliğini destekler.
Erişimi kapatırken iş devamlılığı için gerekli dosyaların yeni sorumluya devredildiğini teyit edin. Çalışanın kişisel e-posta veya telefonuna bağlı iki aşamalı doğrulama gibi kurumsal erişimleri de gözden geçirin. Yönetici hesabı veya ortak parola kullanılmışsa yetkili teknik sorumlu yeni kimlik bilgilerini güvenli biçimde düzenlemelidir.
Ayrılış tarihinden önce yöneticinin devir planını ve tamamlanmamış iş listesini hazırlaması yararlıdır. Müşteri dosyaları ve muhasebe kayıtlarında yeni sorumlunun erişimi doğrulandıktan sonra eski erişimi kapatın. Böylece hem iş sürekliliği hem de bilgi güvenliği birlikte korunur.
Ankara genelinde muhasebe ve mali süreçlerinizi değerlendirirken BRC Mali Müşavirlik hizmetlerini inceleyebilir, SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz. Bu içerik genel bilgilendirme niteliğindedir; işletmenizin kayıtları ve güncel mevzuat özelinde değerlendirme yapılmalıdır.