Birden fazla departman veya faaliyet alanı ortak bir giderden yararlanıyorsa, yönetim raporunda bu tutarın nasıl dağıtıldığının bilinmesi gerekir. Alan, kullanım, çalışan sayısı veya başka bir ölçüt tercih edilebilir; fakat seçilen ölçüt işletmenin gerçek kullanımıyla ilişkili olmalı ve tutarlı uygulanmalıdır.
Dağıtım yöntemini önceden belirleyin
Gider türü, dönem, toplam tutar, dağıtım ölçütü ve onaylayan kişi kaydedilsin. Ölçüt dönem içinde değişiyorsa gerekçe ve yürürlük tarihi belirtilmelidir. Faturanın hangi kısmının doğrudan birime ait olduğu, hangi kısmın ortak gider sayıldığı dayanaklarla ayrıştırılmalıdır.
Hesaplamayı yeniden üretilebilir kılın
Dağıtım tablosunda kullanılan kaynak veriyi saklayın; örneğin kullanım raporu veya onaylı personel listesi. Yuvarlama farkı oluşuyorsa yöntemini açıklayın. Yönetim raporuna yalnızca sonuç toplamını koymak, sonradan aynı hesaplamayı doğrulamayı zorlaştırır.
Vergi veya resmi muhasebe kaydında kullanılacak sınıflandırma, raporlama amaçlı iç dağıtımla karıştırılmamalıdır. GİB’in Vergi Usul Kanunu kaynakları belge ve kayıt düzenine ilişkin resmi başvuru noktasıdır. Somut vergi etkisini işletme kayıtları ve güncel kurallarla mali müşaviriniz değerlendirmelidir.
Dönemsel gözden geçirme yapın
Dağıtım yönteminin güncel faaliyeti yansıtıp yansıtmadığını belirli aralıklarla kontrol edin. Bir birim artık hizmetten yararlanmıyorsa eski oranı otomatik uygulamayın. Düzeltmeler onay ve dayanaklarıyla saklanırsa bütçe karşılaştırmaları daha anlamlı hale gelir.
Dağıtım tablosunu hazırlayan kişi, kullandığı veri kümesinin tarihini ve kaynağını eklemelidir. Dönem içinde çalışan veya alan bilgisi değiştiyse eski ölçütle yeni ölçütü karıştırmayın. Yönetim raporunda dağıtımın yaklaşık veya geçici olduğu belirtiliyorsa, kesinleşme koşulu ve kimin teyit edeceği de not edilmelidir.
Ölçüt seçimi gelir veya vergi kaydını değil, iç yönetim raporundaki maliyet görünümünü etkileyebilir; bu iki amacı ayrı tutun. Yönetim, başka bir dağıtım yöntemi istediğinde eski ve yeni yöntemin rapora etkisini gösterecek kısa açıklama hazırlayın. Dönemler arası karşılaştırma için değişiklik tarihi raporda belirtilmelidir.
Ankara genelinde muhasebe ve mali süreçlerinizi değerlendirirken BRC Mali Müşavirlik hizmetlerini inceleyebilir, SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz. Bu içerik genel bilgilendirme niteliğindedir; işletmenizin kayıtları ve güncel mevzuat özelinde değerlendirme yapılmalıdır.