Bilgisayar, makine, ofis ekipmanı veya başka bir varlık satın alındığında fatura kaydı tek başına işletmenin elindeki varlığın nerede ve kimde olduğunu göstermez. Sipariş, teslim, zimmet, bakım ve muhasebe bilgileri farklı listelerde kalabilir. Varlığın ilk alımından kullanım dışı kalmasına kadar tek referans kullanmak hem envanteri hem de mali kaydı takip etmeyi kolaylaştırır.
Teslimde kimlik bilgilerini kaydedin
Varlık kartında açıklama, marka/model gerekiyorsa seri numarası, teslim tarihi, lokasyon, sorumlu kullanıcı ve satın alma belgesi numarası bulunabilir. Teslim tutanağıyla fiziksel kabulü doğrulayın; eksik veya hasarlı teslim varsa not düşüp tedarikçi sürecini başlatın. Fatura tutarıyla sipariş onayını karşılaştırın ve farklılık varsa açıklama isteyin. Teknik özellikler veya ekipman adı değişirse kartı güncelleyen kişiyi ve tarihi tutun.
Varlığın muhasebeleştirilmesi ve vergi uygulaması için GİB’in VUK mevzuatına başvurun. Sınıflandırma, değerleme ve dönemsel uygulamalar somut koşullara ve güncel hükümlere bağlıdır; bu yazı herhangi bir tutar eşiği veya amortisman yöntemi iddia etmez.
Hareketleri ve sorumluları izleyin
Varlık başka çalışana veya lokasyona geçtiğinde devir tarihini, teslim eden/alana ait onayı ve yeni yeri kaydedin. Bakım veya garanti belgesini kartla ilişkilendirin. Kullanıcı değiştiğinde eski zimmet kapatılmadan yenisini açmayın. Kayıp, hasar veya kullanım dışı kalma olayını ayrı inceleyin; finansal kayıt kararı yetkili onayla verilmelidir.
Dönemsel envanter kontrolü
Liste ile fiziki varlığı belirli aralıklarla karşılaştırın. Farkları yalnızca “yok” veya “fazla” diye kapatmayın; son devir, bakım ve teslim kayıtlarını araştırın. Ankara genelinde mali kayıt süreçleri için BRC Mali Müşavirlik hizmetlerini inceleyebilir, SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 üzerinden ulaşabilirsiniz. Kontrol listesi işletmenizin varlık çeşitliliğine göre uyarlanmalıdır.
Örneklem kontrolünde varlık kartından faturaya, oradan teslim ve kullanıcı kaydına kadar iz sürün. Her adımın belgesi aynı klasörde veya ortak bir referansla bulunmalıdır. Eksik kayıtlar belirli bölümde kümeleniyorsa teslim prosedürünü ve zimmet formunu gözden geçirin. Böylece sadece geçmiş farkları düzeltmek değil, yeni alımlarda aynı boşlukların oluşmasını önlemek mümkün olur.
Devir ve kullanım dışı kalmayı unutmayın
Çalışan ayrıldığında veya varlık başka birime geçtiğinde zimmet bilgisini güncelleyin. Cihaz onarıma gönderiliyorsa çıkış tarihi, servis sağlayıcı ve geri dönüş durumu envanter kartında izlenebilir. Kullanım dışı kalan varlığın fiziksel durumu ve yetkili kararı belgelenmeden kartı silmeyin. Dönemsel sayımda listede bulunmayan her varlık için son kullanıcı, yer değişikliği ve servis kaydını araştırın. Bu çalışma yeni alımlar için de standart oluşturur: sipariş, kabul ve varlık kaydı aynı referansla açılır. Böylece satın alma bütçesiyle fiili envanter arasında bağ kurulur.
Envanter sorumlusu her devirde kullanıcı ve lokasyon bilgisini doğrulasın. Sayım raporu güncellendiğinde önceki sürümü arşivleyin ve farkların hangi onayla kapandığını belirtin. Böylece fiziksel kontrol ile dönem sonu kayıtları arasında denetlenebilir bağ kalır.