Şirket kartı ekstresinde görünen satır, harcamanın işletme faaliyetiyle ilişkisini tek başına anlatmaz. Harcamanın amacı, hangi iş veya müşteri için yapıldığı, mal ya da hizmetin teslim edilip edilmediği ve gideri kimin onayladığı muhasebe kaydının doğru kurulması açısından önem taşır.
Harcama oluşurken kayıt alın
Kartı kullanan çalışan için harcama bildiriminde tarih, tutar, satıcı, iş amacı ve ilgili proje ya da birim alanlarını belirleyin. Fatura veya fiş belgesini işlemle aynı referansa bağlayın. Seyahat ya da toplantı gibi birden fazla kalem içeren harcamalarda, tek toplam açıklama yerine kalemlerin neye ait olduğunu anlaşılır biçimde yazın. Belge henüz alınmadıysa eksik kaydını ve tamamlanma sorumlusunu listeleyin.
Ekstre mutabakatı yapın
Ay sonunda banka ekstresini harcama bildirimleri ve muhasebe kayıtlarıyla satır satır karşılaştırın. İade, iptal, kur farkı, bekleyen provizyon veya aynı işlemin iki kez görünmesi gibi istisnaları ayırın. Kişisel kullanım şüphesi varsa bunu otomatik gider olarak sınıflandırmayın; kart kullanıcısı ve yetkili yöneticiden açıklama ve gerekli belgeleri isteyin. İşletme sahibinin kişisel harcamalarıyla şirket harcamalarının aynı hesapta karışmasını önlemek için kart yetkilerini ve kullanım kurallarını yazılı belirleyin.
Onay ve erişim kontrolleri
Harcama limitleri, istisna onayları ve belge teslim süreleri işletmenin ölçeğine uygun olmalı. Kart ekstresine ve çalışan belgelerine yalnızca görev gereği erişmesi gereken kişiler ulaşmalı. Belgeleri güvenli arşivde tutun; hassas kişisel bilgileri gereksiz kopyalamayın. Aylık kontrol sonunda açık satır, eksik belge, sorumlu ve takip tarihini içeren bir liste üretin.
Giderin vergi ve muhasebe niteliği, dayanak belge ve işlemin gerçek içeriğine göre belirlenir; her kart ödemesinin aynı biçimde gider yazılacağı varsayılmamalıdır. Ankara genelindeki işletmeler için BRC Mali Müşavirlik kayıt ve belge süreçlerinin değerlendirilmesine destek verir. SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz.