Yeni bir çalışan işe başladığında birden fazla ekip kayıt ve belge akışına dahil olabilir. İnsan kaynakları, yönetici, bordro ve muhasebe aynı bilgiyi farklı zamanlarda veya farklı biçimlerde toplarsa eksik ya da tutarsız kayıt riski artar. Önceden tanımlanmış bir kontrol listesi, işe başlama gününü ve sonrasındaki bordro hazırlığını düzenler.
Başlangıç bilgilerini tek akışta toplayın
Görev, birim, çalışma yeri, ücret bileşenleri ve fiilî başlangıç tarihi gibi iş ilişkisini kurmak için gerekli bilgilerin kim tarafından doğrulanacağını belirleyin. Çalışanın kimlik ve iletişim verilerini yalnızca yetkili kişiler toplasın. Banka veya acil durum bilgileri gibi hassas verilerin hangi amaçla alındığını ve nerede tutulacağını açıkça belirleyin; gereksiz kopya oluşturmayın.
Belge ve bildirim adımlarını ayırın
İş sözleşmesi ve görev tanımı gibi belgelerle SGK işe giriş işlemi gibi idari adımları tek bir kontrol listesinde izleyin ancak her birinin sorumlusu ve tamamlanma kanıtı ayrı olsun. Mevzuattaki süre ve koşullar çalışanın statüsüne ve olayın özelliklerine göre değişebilir. Bu nedenle sabit bir internet listesini tek başına yeterli kabul etmeyin; güncel resmi duyuruları kontrol ederek takvimi doğrulayın. İşe giriş bildirimi için SGK’nın işveren uygulamaları ve ilgili resmî açıklamalar esas alınmalıdır.
İlk bordro için çapraz kontrol
İlk puantaj dönemi kapanırken işe başlama tarihi, çalışma günü, ücret bilgisi ve onaylı ek kayıtları birlikte kontrol edin. Başlangıç tarihindeki değişiklik varsa kaydı ve yetkili onayını güncelleyin. Bordroya aktarılan verinin kaynağını saklayın, toplamları örnekleyerek doğrulayın ve eksik bilgi varsa varsayımla doldurmayın. İşe alım süreci tamamlandığında dosyanın erişim yetkilerini ve saklama düzenini gözden geçirin.
BRC Mali Müşavirlik, Ankara genelinde işletmelerin bordro ve muhasebe iş akışlarını değerlendirmesine yardımcı olur. Hizmetleri inceleyin veya SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 üzerinden ulaşın.