İşten ayrılış süreci yalnızca personel listesindeki durumu değiştirmekten ibaret değildir. Ayrılış tarihi, ücret ve izin hesapları, işyeri ekipmanlarının teslimi, kullanıcı erişimleri ve yapılması gereken idari bildirimler arasında tutarlı kayıt bulunmalıdır. Adımlar farklı ekiplerde dağınık kalırsa son bordroda eksik bilgi, iade edilmeyen ekipman veya açık erişim oluşabilir.
Görev sahiplerini belirleyin
Yöneticinin ayrılık kararını hangi kanaldan ileteceğini, insan kaynaklarının hangi bilgileri doğrulayacağını, bordro ekibinin hangi kapanış verilerini alacağını önceden tanımlayın. Son çalışma günü, kullanılmamış izin bakiyesi, açık avans veya masraf bildirimi ve teslim alınacak ekipmanı kontrol listesinde ayrı satırlar olarak tutun. Her satırın sorumlusunu ve tamamlanma kanıtını belirtin.
Son bordroyu dayanaklarla kontrol edin
Son dönem puantajını ve onaylı değişken ücret kayıtlarını gözden geçirin. İzin, avans, masraf veya diğer ödemelerin hangi belge ve hesaplamaya dayandığını doğrulayın. Çalışanın statüsü ve ayrılma nedeni uygulanacak işlemleri etkileyebileceği için süre, bildirim ve hesaplama konularında güncel resmî kaynakları inceleyin; genel bir örneği her duruma uygulamayın. Ödeme dosyası ve hesap özeti yetkili kişi tarafından kontrol edilsin.
İşyeri varlıkları ve dijital erişim
Zimmetli cihaz, anahtar, kart ve evrakların teslimini tarih ve sorumlu imzasıyla kaydedin. İş e-posta hesabı, ortak klasör, muhasebe sistemi ve diğer uygulamalardaki erişimi işten ayrılış planına uygun olarak kapatın veya devredin. Şirket verisinin korunmasını sağlarken çalışanlara ait kişisel verileri yalnızca hukuka uygun ve gerekli süre boyunca muhafaza edin. Dosya erişim yetkileri ile saklama/imha politikasını gözden geçirin.
Ankara genelinde personel, bordro ve muhasebe süreçlerinde destek için BRC Mali Müşavirlik hizmetlerini inceleyebilir veya SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz.