Dijital arşiv yalnızca belgelerin taranıp bir klasöre konulması değildir. Bir kaydın hangi işleme ait olduğunun, kim tarafından kontrol edildiğinin ve gerektiğinde nasıl bulunacağının belirlenmesi gerekir. Basit ve tutarlı bir belge düzeni, işletme içinde bilgi arama süresini azaltırken muhasebe kayıtlarıyla dayanak belgeler arasındaki ilişkiyi korur.
Önce belge sınıflarını belirleyin
Alış ve satış belgeleri, banka kayıtları, sözleşmeler, personel belgeleri ve dönemsel muhasebe dosyaları için ayrı sınıflar tanımlayın. İşletmenin kullandığı muhasebe sistemiyle uyumlu dosya adları seçin. Dosya adı tarih, belge türü, karşı taraf ve işlem referansını içerebilir; ancak kişisel verileri gereksiz yere dosya adına taşımayın. Her ekip aynı kuralı kullandığında arşiv kişisel alışkanlıklara bağlı olmaktan çıkar.
Kaydetme ve kontrol adımlarını tarif edin
Belgenin kimden geleceği, hangi klasöre alınacağı, okunabilirlik ve eksik alanların kim tarafından kontrol edileceği yazılı olmalıdır. Belge sisteme işlendiğinde muhasebe kaydıyla ilişkisini gösterecek numara veya açıklama kullanın. Yanlış veya mükerrer belge fark edilirse eski dosyanın üzerine yazmak yerine düzeltme sürecinin izi korunmalıdır. Bu yaklaşım, geçmiş döneme dönüldüğünde hangi sürümün geçerli olduğunun anlaşılmasını sağlar.
Erişim ve yedekleme düzenini sınayın
Arşivin tamamını herkese açmak yerine göreve göre erişim tanımlayın. Kullanıcı değişikliği olduğunda yetkileri gözden geçirin; önemli dosyaların yedeklenip yedekten geri alınabildiğini belirli aralıklarla deneyin. Yedekleme var demek yeterli değildir: erişim bilgisi, sorumlu kişi ve geri yükleme adımı da kayıtlı olmalıdır. Saklama ve imha kararlarında belgenin türü ile yürürlükteki yükümlülükler ayrıca değerlendirilmelidir.
Arama ve süreklilik testini yapın
Farklı çalışanlara aynı belgeyi yalnızca arşiv kuralını kullanarak buldurun. Belge kısa sürede bulunamıyorsa dosya adlarını, klasör yapısını veya aranabilir metin bilgisini iyileştirin. Yetkili kişi işten ayrıldığında arşiv erişiminin devam ettiğini ve dosya sahibinin kişisel hesabına bağlı olmadığını da kontrol edin.
GİB’in e-Defter uygulamasına ilişkin resmî bilgi ve kullanıcı ekranları için e-Defter portalını inceleyin. Ankara genelindeki muhasebe belge akışınızı değerlendirmek için SMMM Rauf Cenk Alat – BRC Mali Müşavirlik ile iletişime geçebilir veya 0 544 956 76 26 numarasını arayabilirsiniz.