Elektronik fatura almak veya düzenlemek günlük iş akışını hızlandırabilir; fakat belgenin doğru kişiye ulaşıp doğru işleme bağlandığının ayrıca kontrol edilmesi gerekir. Belgeyi sisteme aktarmak tek başına yeterli değildir. İşletmenin satış, satın alma ve muhasebe ekipleri arasında açık bir sorumluluk zinciri kurması, işlem bilgisinin kaybolmasını önler.
Gelen belge için sorumlu belirleyin
Belgeyi ilk kimin inceleyeceğini, hangi durumda satın alma veya operasyon birimine yönlendirileceğini yazılı olarak belirleyin. Karşı taraf, tutar, açıklama, sipariş veya hizmet referansı ve ilgili dönem gibi alanların dayanaklarla uyumunu kontrol edin. Belge açıklaması yetersizse işletme içinde ilgili kişiden açıklama alın; eksik bilgiyi muhasebe kaydına tahmin ederek taşımayın.
Onay ile muhasebe kaydını ilişkilendirin
Onay veren kişinin işlem için gerekli yetkiye sahip olduğunu doğrulayın. İşletmenin satın alma onayı, teslim veya hizmet kabul kaydı ile elektronik belge arasında ilişki kurun. Belge muhasebe sistemine aktarıldığında hangi hesap ve döneme bağlandığını kontrol edecek bir ikinci göz belirleyin. Bu denetim, otomatik içe aktarma sırasında yanlış cari hesap, mükerrer kayıt ya da hatalı dönem seçimini daha erken yakalamaya yardımcı olur.
İstisna ve düzeltmeleri izlenebilir tutun
Ret, iptal veya bilgi düzeltme ihtiyacı doğduğunda belge numarası, talep tarihi, sorumlu kişi ve işlem sonucunu kaydedin. Kullanılan elektronik belge sisteminde ilgili belge türüne ait güncel resmî yönlendirmeyi kontrol edin; farklı senaryoların hukuki sonuçları aynı olmayabilir. Muhasebe kaydında değişiklik yapılırsa eski izleri koruyup dayanak belgeleri aynı dosyada tutun.
Dönem sonu açık belge listesini gözden geçirin
Henüz onaylanmamış, belgeyle dayanağı eşleşmemiş veya muhasebe kaydı tamamlanmamış işlemleri ayrı bir listede izleyin. Listeyi dönem kapanışından önce ilgili ekiplerle paylaşın ve her açık madde için beklenen aksiyonu yazın. Bu yaklaşım, işlemin kaynağını ve kapanışa etkisini görünür kılar.
GİB’in e-Belge uygulamaları ve resmî duyuruları için e-Belge portalına başvurun. Ankara genelindeki muhasebe süreçleri için SMMM Rauf Cenk Alat – BRC Mali Müşavirlik ile görüşebilir ya da 0 544 956 76 26 numarasını arayabilirsiniz.