Bir çalışanın işten ayrılması, yalnızca bordro listesinden adını çıkarmakla tamamlanmaz. İnsan kaynakları, yönetici, bilişim ve muhasebe ekiplerinin aynı kapanış planında ilerlemesi gerekir. Kimin hangi bilgiyi kontrol edeceği önceden belirlenirse son döneme ait kayıtlar, zimmetler ve kurumsal erişimler gözden kaçmaz.
Ayrılış bilgisini ve yetkili onayı kaydedin
İşletme içinde ayrılış kararının dayanağını, ilgili kişiyi, geçerli tarihi ve onaylayan sorumluyu kontrollü dosyada saklayın. Sözleşme ve çalışanın durumuna göre izlenecek idari adımlar farklılaşabileceğinden hazır bir genel tarihe veya başka çalışanın dosyasına dayanmayın. Somut durumda gerekli işlemler yetkili insan kaynakları sorumlusu ve meslek mensubuyla doğrulanmalıdır.
Bordro girdilerini son kez karşılaştırın
Çalışanın son çalışma dönemi için operasyon biriminden onaylı çalışma bilgilerini alın ve bordro kaydındaki tanımlarla karşılaştırın. Ücret, ek ödeme, avans, masraf veya mahsup kalemlerinin dayanağını ayrı ayrı doğrulayın. Tutarı belirsiz bir kalemi varsayımla kapatmak yerine sorumlu yöneticiden açıklama ve belge isteyin. Bordro taslağının kontrolünü yapan kişi ile ilk kaydı hazırlayan kişinin mümkünse farklı olması, basit aktarım hatalarını yakalamaya yardımcı olur.
Erişim ve zimmet listesini kapatın
Bilgisayar, kart, anahtar, telefon ve diğer iş araçları için teslim durumu ile sorumlu kişiyi kayıt altına alın. E-posta, muhasebe programı, bulut dosyaları ve şirket uygulamalarındaki erişimlerin güncel görev gerekliliğine göre kapatıldığını veya devredildiğini bilişim sorumlusuyla doğrulayın. Ortak hesapların parolasını değiştirmek gerekiyorsa bunu ayrı bir güvenlik süreciyle yapın; ayrılan çalışanın kişisel verilerini gereksiz yere kopyalamayın.
Dosyayı kontrol iziyle arşivleyin
Kapanış listesinde tamamlanan işlemleri, açık kalan maddeleri, dayanak belgeleri ve onay tarihlerini gösterin. Ücret ve personel verilerini yalnızca iş için gerekli erişime sahip kullanıcılarla paylaşın; ayrılış dosyasını tüm çalışanların görebildiği ortak klasörde bırakmayın. Kayıtların saklanması ve erişimin sınırlandırılması için şirketin veri güvenliği süreçlerini de kontrol edin. Açık kalan işlem varsa sorumluyu ve takip tarihini ayrıca belirtin.
İşverenin SGK süreçlerine dair güncel resmî bilgi için SGK işveren yükümlülükleri sayfasını kontrol edin. Ankara genelindeki bordro ve muhasebe süreciniz için SMMM Rauf Cenk Alat – BRC Mali Müşavirlik ile iletişim kurabilir veya 0 544 956 76 26 numarasını arayabilirsiniz.