İşletmenin satış yapmış olması, ilgili nakdin tahsil edildiği anlamına gelmez. Açık alacakları vade ve son iletişim bilgisiyle izlemek, hangi müşteriye ne zaman dönüş yapılacağını ve nakit planında hangi tutarların belirsiz kaldığını gösterir. Yaşlandırma listesi, müşteriyi yalnızca gecikme süresine göre etiketlemek için değil, tahsilat sürecini düzenlemek için kullanılmalıdır.
Listeyi güvenilir kayıtla başlatın
Müşteri, fatura numarası, düzenleme tarihi, vade, açık bakiye, tahsilat/mahsup hareketi ve son teyit tarihi temel alanlar olabilir. Kısmi ödeme veya iade varsa kalan tutarı dayanağıyla birlikte gösterin. Farklı para birimleri ve vade koşulları olan işlemleri doğrudan tek toplam gibi değerlendirmeyin; raporun hangi tarihteki bilgiyi yansıttığını belirtin.
Tahsilat adımını sınıflandırın
Alacakları işletmenin iş hacmine göre vadesi gelmemiş, teyit bekleyen, ödeme planı alınmış veya çözüm gerektiren gibi operasyonel kategorilerde izleyin. Her satıra sorumlu kişi ve bir sonraki adım ekleyin. Müşteriyle yapılan görüşmenin kısa sonucu kaydedilebilir; kişisel yorum ve gereksiz iletişim içeriği yerine somut teyit bilgisi tutulmalıdır.
Vade aşımı yaşandığında önce faturanın teslimi, hizmet veya mal kabulü, olası itiraz ve mutabakat durumu kontrol edilmelidir. Ticari ilişkinin koşullarını incelemeden her gecikmeye aynı çözümü uygulamayın. Hukuki takip veya faiz değerlendirmesi gerekiyorsa sözleşme ve somut olay uzmanla ayrıca ele alınmalıdır.
Ödemelerle nakit planını eşleştirin
Alacak tablosunu tedarikçi ödemeleri, bordro ve vergi gibi beklenen nakit çıkışlarıyla birlikte dönemsel gözden geçirin. Tahsilat olasılığı kesinleşmemiş tutarları garanti nakit gibi planlamayın. Senaryo çalışmasında hangi varsayımın kullanıldığını ve liste tarihini açıkça belirtin.
Haftalık kısa değerlendirme, satış ve muhasebe ekiplerinin aynı müşteri bilgisini görmesine yardımcı olur. Ankara genelinde faaliyet gösteren işletmeler de süreci kendi tahsilat hacmine göre sadeleştirip sürdürülebilir bir kontrol düzeni kurabilir.
Nakit planını tek bir kesin tahmin gibi sunmak yerine, tahsilatın gecikmesi veya beklenen giderin değişmesi gibi senaryoları ayrıca değerlendirin. Her senaryonun veri tarihi ve varsayımları yazılı olursa yönetim tahmin ile gerçekleşeni karşılaştırabilir. Rapor, karar verene hangi kalemin kesinleştiğini ve hangisinin teyit beklediğini açıkça göstermelidir.
Ankara genelinde muhasebe ve mali süreçlerinizi değerlendirirken BRC Mali Müşavirlik hizmetlerini inceleyebilir, SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz. Bu içerik genel bilgilendirme niteliğindedir; işletmenizin kayıtları ve güncel mevzuat özelinde değerlendirme yapılmalıdır.