İşverenin bordro ve SGK süreçlerinde aynı çalışan bilgileri birden fazla ekranda kullanılır. Aylık ücret verisi, çalışma günleri ve işyeri kaydı farklıysa tahakkuk tutarıyla işletmenin hesapladığı bordro arasında fark çıkabilir. Bu farkı yalnızca toplam ödeme rakamına bakarak kapatmak yerine, çalışan ve kalem bazında hangi girdinin değiştiğini bulmak gerekir. SGK’nın çevrimiçi işveren uygulamaları bu işlemlerin farklı aşamalarına erişim sağlar; şirket içi kontrolün yerini almaz.
Bordro kapanışından önce kaynak verileri doğrulayın
İşe giriş-çıkış, ücret değişikliği, eksik gün, izin veya rapor verisini ilgili onay ve belgeyle karşılaştırın. Personel listesinde yanlış işyeri veya eski ücret bilgisi kalmadığını kontrol edin. İşverenin bordroya esas kabul ettiği son dosyanın kim tarafından onaylandığını ve hangi tarihte iletildiğini kaydedin. Son dakika düzeltmelerini ayrı bir değişiklik kaydıyla takip edin.
Tahakkuk ile muhasebe ve banka hareketlerini karşılaştırın
SGK ekranındaki tahakkuk bilgisi, bordro hesaplaması ve muhasebe fişlerini aynı döneme göre eşleştirin. Bankadan yapılan ödemenin hangi işyeri dosyası ve döneme ait olduğunu açıklayacak dekont veya referansı saklayın. Birden fazla işyeri varsa ödemeleri tek toplam altında birleştirmeden önce sicil bazında dağılımı doğrulayın. İptal, düzeltme veya ek tahakkuk oluştuğunda ilk kayıtla bağlantıyı koruyun.
Farkı çözmeden sonraki döneme taşımayın
Farkın sebebini çalışan, dönem ve belgeyle ilişkilendirip sorumlu kişiyi belirleyin. Hatalı bildirimin düzeltilmesi veya teşvik koşulunun incelenmesi gerekebilir; bunlar işletmenin ve çalışanın durumuna bağlıdır. Güncel yasal süre ve yükümlülükleri SGK’nın resmi açıklamalarından doğrulayın. Ücret ve prim oranlarını bu kontrol yazısından çıkarmayın.
İşyeri bazında raporlama düzeni kurun
Bir işverenin birden fazla sicil dosyası varsa çalışan listelerini ve dönem tahakkuklarını her dosya için ayrı raporlayın. Merkez ofiste hazırlanan toplu bordro, hangi çalışanların hangi işyeri kayıtlarına bağlı olduğunu görünür kılmalıdır. Tahakkukta beklenmeyen artış veya azalış olduğunda önce işe giriş-çıkış, ücret, eksik gün ve işyeri parametrelerini kontrol edin. Düzeltme yapıldıysa yeni tahakkuk ile ödeme hareketini tekrar karşılaştırın. Bu kayıtlar işletme içi mutabakat içindir; SGK ekranındaki resmi borç veya tahakkuk durumunu esas alın.
Kontrol tablosunda hangi alanlar bulunsun?
İşverenin dönem kontrol çizelgesinde işyeri sicil numarası, çalışan sayısı, bordro toplamı, SGK tahakkuku, vade bilgisi, ödeme referansı ve fark açıklaması yer alabilir. Bu tablo resmi sistemdeki kayıtların yerine geçmez; farklı çıktıları tek bakışta karşılaştırmaya yarar. Düzeltme veya ek tahakkuk çıktığında eski ve yeni tutarı ayrı gösterin ve kimin işlem yaptığını kaydedin. Muhasebe hesapları ile SGK ekranı farklı görünüyorsa, yalnızca farkı kapatacak bir fiş girmek yerine önce kaynağı bulun.
Resmî kaynaklar
BRC Mali Müşavirlik
SMMM Rauf Cenk Alat, Ankara genelinde işletmelerin bordro, prim tahakkuku ve muhasebe mutabakatına destek verir. 0 544 956 76 26 numarasından iletişime geçebilirsiniz.