Dönem sonu kayıt kontrolü, yalnızca muhasebe programındaki toplamları gözden geçirmek değildir. Banka, kasa ve satış kayıtlarının dayanak belgelerle birlikte karşılaştırılması; eksik açıklamaları, zamanlama farklarını ve hatalı eşleştirmeleri daha erken fark etmeyi sağlar. İşletme bu kontrolü düzenli yürüttüğünde kapanış süreci kişilerin hafızasına bağlı kalmaz, izlenebilir bir iş akışına dönüşür.
Banka hareketlerini belgeyle eşleştirin
Hesap ekstresindeki her hareket için açıklama, işlem tarihi, karşı taraf ve ilgili belgeyi kontrol edin. Toplu tahsilatların hangi faturaları kapattığı, masrafların hangi işleme dayandığı ve hesaplar arası transferlerin mükerrer gider gibi algılanıp algılanmadığı net olmalıdır. Açıklanamayan tutarları geçici olarak tahminle sınıflandırmak yerine sorumlu kişiye yöneltin ve cevap geldiğinde dayanağıyla kayıt altına alın.
Kasa kaydını fizikî ve operasyonel bilgiyle karşılaştırın
Kasa giriş ve çıkışlarını tahsilat makbuzu, ödeme belgesi ve günlük işlem raporlarıyla karşılaştırın. Nakit işlemlerinde tarih ve açıklama alanlarının düzenli doldurulması, sonraki incelemeyi kolaylaştırır. Bir fark bulunduğunda önce işlem günü, iade, avans veya yanlış hesap seçimi gibi olasılıkları araştırın. Düzeltme yapılırsa kimin yaptığı ve hangi belgeye dayanıldığı kayıt izinde bulunsun.
Satış belgeleriyle cari hesap durumunu birlikte izleyin
Satış faturası, tahsilat ve müşteri cari hesabındaki hareketlerin aynı işlem zincirinde görünmesini sağlayın. Kısmi tahsilatları ve mahsuplaşmaları not edin; açık bakiye için işletmenin satış ekibinden bilgi alın. Dönem kapanırken bekleyen mutabakatları ve açıklaması eksik hareketleri ayrı bir listeye taşıyın. Bu yöntem, kayıt tamamlanmadan önce gerekli açıklama ve belgelerin toplanmasına zaman kazandırır.
Farkları sonuçlandırılabilir listeye dönüştürün
Kontrol sırasında bulunan her farkı tutar, kaynak kayıt, sorumlu kişi ve beklenen açıklama alanlarıyla takip edin. Aynı tür uyumsuzluk tekrar ediyorsa bunun bir belge akışı sorunu olup olmadığını değerlendirin. Kontrolü yapan kişi çözülmüş maddeleri tarih ve dayanakla kapatsın; açık kalemleri sonraki döneme sessizce taşımak yerine işletme yönetimine bildirsin. Böylece kapanış çalışması ölçülebilir ve izlenebilir olur.
GİB’in elektronik belge uygulamaları hakkında resmî bilgi için e-Belge portalı kullanılabilir. Ankara genelinde muhasebe ve dönem kapanış akışınız için SMMM Rauf Cenk Alat – BRC Mali Müşavirlik ile iletişime geçebilir ya da 0 544 956 76 26 numarasını arayabilirsiniz.