Kartlı satışlarda satış belgesi, sanal POS raporu ve bankaya geçen net tutar çoğu zaman aynı rakam değildir. Komisyon, bloke süresi, taksit, iade ve farklı valör tarihleri bu farkın nedenleri arasında olabilir. Bu nedenle işletme hasılatını yalnızca banka hesabına geçen tutardan izlemek, satış ve tahsilat hareketlerini birbirine karıştırabilir. Ankara’daki işletmeler için düzenli bir POS mutabakatı, hem günlük nakit akışını hem de ay kapanışını daha okunur hâle getirir.
Brüt satış ile net tahsilatı ayırın
POS sağlayıcısının raporunda görünen işlem tarihi, satış tutarı, taksit bilgisi, komisyon ve iptal satırlarını banka hareketleriyle karşılaştırın. Bankaya geçen net tutarı doğrudan satış geliri olarak kaydetmek yerine, brüt satış ve kesintileri muhasebe politikanızda uygun biçimde ayrı izleyin. Komisyon oranı veya ödeme takvimi sözleşmede değiştiyse, rapordaki farkı eski alışkanlıkla açıklamayın; güncel işyeri koşullarını kontrol edin. Bir ödeme birkaç güne bölünmüşse mutabakatı tek tarihe sıkıştırmak yerine ilgili işlem grubuyla bağlayın.
İade, iptal ve itirazlar
İade edilen işlem için ilk satışa referans verin ve iade belgesinin, POS raporunun ve banka iadesinin birbirini desteklediğini doğrulayın. İtiraz veya ters ibraz gibi sonuçlanmamış kalemleri kesinleşmiş tahsilat gibi göstermeyin; ayrı bir takip listesinde sorumlu ve beklenen belgeyi belirtin. Çevrimiçi satış yapan işletmelerde sipariş numarası ile ödeme sağlayıcı işlem numarası eşlemesi özellikle önemlidir. Farkın nedeni bilinmiyorsa mahsup yapmadan önce POS sağlayıcısından ayrıntılı döküm isteyin.
Dönem kapanış listesi
Ay sonunda POS işlem raporlarını, banka ekstrelerini, satış belgelerini ve iade listelerini tarih aralığı aynı olacak şekilde alın. Brüt tahsilat, komisyon, iade ve bankaya geçen tutarı ayrı toplamlarla karşılaştırın; fark varsa açıklamayı ve belgeyi kayda bağlayın. Böylece raporlar yeniden üretilebilir ve işletme sahibi hangi satışın ne zaman nakde döneceğini görebilir. Belgelendirme ve kayıt ilkeleri için GİB Vergi Usul Kanunu bilgilerini ve e-Belge portalını inceleyin.
Mutabakat sonucunu sadece toplam farkı sıfırlamak için düzeltme fişiyle kapatmayın. Açık kalan kalemleri işlem numarası, satış tarihi, beklenen valör, komisyon veya iade nedeni ve sorumlu kişi bilgisiyle listeleyin. Bir sonraki döneme devreden kalemler için önceki ayın mutabakat referansını ekleyin; böylece aynı işlem ikinci kez gelir veya gider kaydedilmez. İşletme yöneticisi raporu onayladığında kullanılan kaynak dosyaların arşiv bağlantısını da kayda koyun.
SMMM Rauf Cenk Alat, Ankara genelinde muhasebe ve finansal kayıt düzeninin kurulmasına destek verir. BRC hizmetleri hakkında bilgi alabilir veya 0 544 956 76 26 numarasını arayabilirsiniz. Mutabakat yöntemi işletmenin POS sözleşmesi ve kayıt yapısına göre şekillendirilmelidir.