Bordro döneminde bilgi farklı birimlerden gelir: çalışma günleri ve görev kayıtları operasyon ekiplerinde, ücret kararları yöneticilerde, çalışan tanımları insan kaynaklarında, muhasebe kayıtları ise finans ekibindedir. Bu verilerin son aşamada tek tabloda birleştirilmesi, çelişkilerin geç fark edilmesine yol açabilir. Dönem boyunca sürdürülen koordinasyon, eksik veya eski bilgiye dayanarak işlem yapılmasını önlemeye yardımcı olur.
Verinin kaynağını ve sorumlusunu belirleyin
Her bordro girdisinin hangi birimden geldiğini, kim tarafından onaylandığını ve hangi tarihe kadar teslim edileceğini yazılı olarak tanımlayın. Ücret değişikliği, görev bilgisi, puantaj özeti ve yan hak gibi konuları aynı kanaldan istemek yerine sorumlu kaynak birimi belirleyin. Böylece muhasebe personeli aynı bilgiyi farklı kişilerden tekrar tekrar talep etmek zorunda kalmaz.
Tek bir son tarih ve açık kalem listesi kullanın
Dönem takviminde veri teslimi, ilk kontrol, düzeltme için geri dönüş ve son onay adımlarına ayrı zaman ayırın. Eksik veya birbiriyle çelişen bilgiler için çalışan adı yerine gerekli işlem bilgisini ve sorumlu kişiyi gösteren kontrollü bir liste hazırlayın. Yanıt bekleyen kalemleri kapatmadan bordro sürecinin tamamlandığını varsaymayın. Gecikme yaşanırsa yöneticinin karar verebilmesi için etkisini ve beklenen çözüm zamanını açıkça bildirin.
Hesaplama ve muhasebe kaydını çapraz kontrol edin
Bordro taslağındaki personel toplamlarını onaylı ücret girdileri ve işletme bütçesiyle karşılaştırın. Muhasebe kaydı hazırlanırken ücret gideri, işveren maliyeti ve varsa diğer ödeme sınıflarının işletmenin hesap planına uygun işlendiğini gözden geçirin. Kesin tutarlar çalışan ve döneme göre değişebileceğinden örnek oran veya eski bordrodan kopyalanan değerle karar vermeyin; güncel bilgiyi yetkili kişiyle doğrulayın.
Dönem kapanışından sonra öğrenilenleri kaydedin
Tekrarlayan eksik bilgileri sonraki dönemin teslim kontrol listesine ekleyin. Kapanış sonrasında yapılan düzeltmelerin nedeni, onayı ve kayıt izi saklansın. Kişisel bilgiler yalnızca görev gereği erişmesi gereken kişilerle paylaşılmalı; bordro dosyaları açık ortak alanlarda tutulmamalıdır.
İşveren süreçlerine ilişkin resmî bilgi için SGK işveren yükümlülükleri sayfasını inceleyin. Ankara genelinde bordro ve muhasebe süreçleri için SMMM Rauf Cenk Alat – BRC Mali Müşavirlik ile iletişime geçebilir veya 0 544 956 76 26 numarasını arayabilirsiniz.