Bir çalışanın işten ayrılması, yalnızca son bordronun hazırlanması veya şirket e-postasının kapatılmasından ibaret değildir. İşverenin ayrılış bilgisini, teslim edilmesi gereken varlıkları, açık izin ve masraf kayıtlarını, ücret mutabakatını ve sistem erişimlerini koordineli yürütmesi gerekir. İşlemin nedeni, sözleşme ve çalışma koşulları farklı yasal sonuçlar doğurabilir; genel bir kontrol listesi somut hukuki değerlendirme yerine geçmez.
İşten ayrılış bilgisini ve teslimleri kaydedin
Ayrılış kararı ve yürürlük tarihi yetkili kişi tarafından doğrulansın. Çalışanın teslim ettiği bilgisayar, kart, anahtar veya diğer şirket varlıklarını listeleyin; zimmet kapatma belgesini saklayın. Devam eden iş, müşteri dosyası veya ödeme onayı varsa yeni sorumluya devredin. Kişisel hesaplarla şirket hesaplarını ayırın ve işletmeye ait dosyaların erişilebilir kalmasını sağlayın.
Son bordro verisini belgeyle mutabık hale getirin
Son çalışma dönemi, puantaj, izin bakiyesi, avans ve masraf bildirimlerini kontrol edin. Ücret veya diğer alacak kalemlerinin nasıl ele alınacağı iş sözleşmesi ve güncel mevzuata göre uzman tarafından değerlendirilmelidir. Ödeme yapıldığında banka dekontu ve bordro dökümünü ilgili dönem dosyasında tutun. Çalışanın belge veya hesap bilgisi değişikliği gibi talepleri doğrulanmadan işleme alınmamalıdır.
Resmi bildirimleri ve erişim sonlandırmayı izleyin
SGK işten ayrılış bildirimi için çalışanın durumu ve geçerli yasal süreleri SGK’nın güncel işveren açıklamalarından teyit edin. İşlem sonucunu ve referans numarasını kaydedin. E-posta, muhasebe programı, banka, e-belge ve ortak klasör erişimlerini görev bazında iptal edin; yetkili kişi değişikliği varsa şirket kayıtlarını da güncelleyin. Personel dosyasındaki kişisel verilere erişimi sınırlandırın ve saklama politikasını uygulayın.
Açık hesap ve belge teslimini tamamlayın
İşten ayrılan personelin şirket adına yaptığı masraf, aldığı avans veya teslim etmediği belge bulunup bulunmadığını kontrol edin. Müşteri işleri, şifre erişimi ve kurumsal cihazlar için devir formu hazırlayın; kişisel verileri içeren dosyaların erişimini görev değişikliğine göre kaldırın. Son bordro, izin bakiyesi ve ayrılış kaydı üzerinde uyuşmazlık varsa ödeme veya bildirim sürecini tahminle kapatmayın. SGK uygulamasındaki ayrılış sonucunu ve varsa düzeltme kaydını saklayın. İşverenin sonradan ihtiyaç duyabileceği özlük belgeleri için erişimi sınırlı, okunabilir bir arşiv bırakın.
Ayrılış dosyasına erişim ve saklama notu ekleyin
Dosyanın kim tarafından kapatıldığını, eksik teslim olup olmadığını ve hangi resmi bildirimlerin tamamlandığını kısa bir kapanış notuyla gösterin. Erişim iptali yapıldıktan sonra işletmenin gerekli muhasebe kayıtlarına ve müşteri dosyalarına erişiminin sürdüğünü test edin. Özlük belgelerini personel genel klasörlerinden ayırıp yetkili dosyaya taşıyın. Saklama süresini belge türü ve ilgili yükümlülük üzerinden belirleyin; ayrılış tamamlandı diye bütün personel kayıtlarını hemen silmeyin veya herkese açık bırakmayın.
Resmî kaynaklar
BRC Mali Müşavirlik
SMMM Rauf Cenk Alat, Ankara genelindeki işletmelerin bordro ve işveren kayıtlarının düzenlenmesine destek verir. 0 544 956 76 26 numarasından iletişime geçebilirsiniz.