Dönem sonuna yaklaşırken kayda girmemiş hizmet veya alım belgeleri işletmenin raporlarını etkileyebilir. Sadece gelen faturaları taramak yeterli değildir; talep, teslim veya hizmet kabul bilgisi ve onay adımı da kontrol edilmelidir. Bu adımlar işlem gerçekliğini ve muhasebe dosyasının bütünlüğünü anlamaya yardımcı olur.
Alımın dayanağını ve gerçekleşmesini teyit edin
Tedarikçi belgesini sipariş veya sözleşme, teslim tutanağı ya da hizmet kabulü ve varsa banka hareketiyle ilişkilendirin. Kısmi teslim veya dönemler arasında süren hizmet varsa ilgili dönem ve miktarı dayanak belgelerden belirleyin. Sadece ödeme yapılmış olmasını faturanın ya da hizmet kabulünün yerine koymayın.
Fatura henüz gelmediyse, teslim veya hizmetin gerçekleştiğini gösteren kayıt ve açık belge talebini ayrı takip edin. Muhasebe dönemi ve vergi etkisi işlemin niteliğine ve güncel düzenlemeye göre değerlendirilmelidir. GİB’in VUK kaynakları belge düzeni için resmi başlangıçtır; genel örneği tüm giderlere kesin kural gibi uygulamayın.
Onay zincirini görünür tutun
Talebi oluşturan, bütçeyi onaylayan, teslimi teyit eden ve kaydı yapan kişiler işletmenin imkanına göre belirlenebilir. Küçük ekiplerde ikinci kişi kontrolü veya yüksek tutarlı işlemlerde yönetici incelemesi düşünülebilir. Değişiklik ve istisnalar gerekçesiyle kaydedilsin; işlemi başlatan kişinin tek başına tüm adımları onayladığı belirsiz bir yapıdan kaçının.
Kapanışta açık maddeleri devredin
Eksik belge, teslim teyidi veya onay bekleyen her kalemi sorumlusu ve takip tarihiyle listeleyin. Sonradan gelen belge ilk talep veya gider kaydına bağlanmalıdır. Böylece bir sonraki dönemde aynı dosyayı sıfırdan araştırmak gerekmez ve kapanışın hangi bilgiye dayanarak yapıldığı açık kalır.
Belge talebinin hangi kanaldan gönderildiğini ve kimin takip edeceğini kaydedin. Bir hizmet aylar boyunca sürüyorsa, döneme düşen kısmın nasıl belirlendiğini dayanakla açıklayın; tahmin kullanılıyorsa bu varsayımı ayrıca işaretleyin. Onay gelmeden yapılan kayıtlar varsa bunları kapatılmış saymayın ve yetkili incelemesine sunun.
Ankara genelinde muhasebe ve mali süreçlerinizi değerlendirirken BRC Mali Müşavirlik hizmetlerini inceleyebilir, SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz. Bu içerik genel bilgilendirme niteliğindedir; işletmenizin kayıtları ve güncel mevzuat özelinde değerlendirme yapılmalıdır.