Belge türünü işlem ve mükellef durumuna göre belirleyin
E-Fatura ve e-Arşiv Fatura, elektronik ortamda düzenlenen iki farklı belge akışıdır. İşletmelerin hangi sistemi kullanacağı; mükellefiyet durumu, alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmaması ve güncel düzenlemeler gibi unsurlara bağlıdır. Bu nedenle belge türü seçimini yalnızca müşterinin talebine göre veya geçmişte kullanılan alışkanlıkla yapmak doğru olmayabilir.
Ankara genelinde faaliyet gösteren şirket ve serbest meslek işletmeleri için sağlıklı bir süreç, satış veya hizmet gerçekleşmeden önce müşteri kartı ve belge akışının kontrol edilmesiyle başlar. Aşağıdaki adımlar genel bilgilendirmedir; güncel zorunluluk ve kapsam için Gelir İdaresi Başkanlığının duyuruları esas alınmalıdır.
İşlem öncesi kısa kontrol
- Alıcının vergi kimlik veya T.C. kimlik bilgilerini doğru kaydedin.
- Alıcının e-Fatura kayıt durumunu işlem tarihi itibarıyla sorgulayın.
- İşletmenizin tabi olduğu belge düzeni ve geçiş yükümlülüklerini güncel GİB kaynaklarından doğrulayın.
- Satışın veya hizmetin türünü, teslim/ifa tarihini ve varsa iade ya da avans koşullarını kayda alın.
- Belgeyi kullandığınız entegratör veya GİB sistemi üzerinden doğru senaryo ve belge tipiyle oluşturun.
Fatura düzenlendikten sonra
Elektronik belgenin oluşturulması sürecin tamamlandığı anlamına gelmez. Belgenin gönderim ve yanıt durumu izlenmeli; alıcı bilgileri, tutarlar, vergi oranları, açıklama, tarih ve varsa sipariş/irsaliye bağlantısı kontrol edilmelidir. İptal, ret veya iade durumunda işlemin niteliğine göre doğru belge ve kayıt akışı uygulanmalıdır. Hatalı belgeyi sessizce silmek yerine mevzuattaki iptal/itiraz prosedürünü izleyin ve dayanak kayıtları saklayın.
E-Arşiv belgeleri için de düzenleme, iletim ve raporlama gereklilikleri bulunabilir. Uygulama detayları ve süreler güncel mevzuata göre değişebildiğinden eski bir blog yazısındaki takvim veya ciro eşiğini doğrudan kullanmayın.
Muhasebe kayıtlarıyla mutabakat
Ay kapanışında satış raporları, e-Fatura/e-Arşiv belgeleri, tahsilat kayıtları, banka/POS hareketleri ve muhasebe fişleri karşılaştırılmalıdır. Belge düzenlenmiş ama tahsilat gerçekleşmemiş olabilir; tahsilat alınmış ancak belge bilgisi eksik kalmış olabilir. Bu farkların hangi işlemden kaynaklandığını açıklayan bir kayıt düzeni kurmak, beyanname hazırlığını kolaylaştırır.
E-ticaret işletmelerinde platform komisyonları, kargo, iadeler, pazaryeri kesintileri ve farklı tahsilat tarihleri de mutabakata dahil edilmelidir. İade edilen satışın belge ve stok kayıtları birbiriyle tutarlı olmalıdır.
Sık görülen hatalar
- Alıcının e-Fatura durumunu kontrol etmeden belge kesmek;
- Yanlış vergi kimlik bilgisi veya teslim tarihi kullanmak;
- İptal/ret yanıtını takip etmemek;
- İade ve indirimleri dayanak belge olmadan kaydetmek;
- Platform tahsilatını brüt satışla karıştırmak ve komisyonu atlamak;
- Elektronik belge arşivini dönem ve müşteri bazında düzenli tutmamak.
İşletmenizin belge akışını kurarken yetkili mali müşavirinizle birlikte işlem türlerini ve kullandığınız yazılımın raporlarını gözden geçirin. BRC Mali Müşavirlik, işletmenin faaliyet yapısına göre Ankara genelinde muhasebe ve mali müşavirlik süreçleri hakkında destek sunar.