Çalışanın istirahat raporu işverene ulaştığında, ilgili tarihler çalışma çizelgesine ve bordro sürecine doğru aktarılmalıdır. Bildirim işleminin yapılması, işverenin rapor dönemiyle ilgili kayıt sorumluluğunu sona erdirmez. Raporun hangi çalışana ve hangi işyerine ait olduğu, başlangıç ve bitiş tarihleri ve işveren sistemindeki bildirim durumu kontrol edilmelidir. SGK’nın işveren uygulamalarında çalışılmadığına dair bildirim hizmeti bulunur.
Rapor bilgisini yetkili kanaldan doğrulayın
İşletme içinde rapor bilgisini alan kişi, personel yöneticisi ve bordro sorumlusu arasında sınırlı erişimli bir aktarım düzeni kurun. Çalışanın sağlık ayrıntılarını ihtiyaç duymayan kişilerle paylaşmayın. Sistemde görülen rapor tarihlerini işletmenin puantaj ve izin kayıtlarıyla karşılaştırın; uzatma veya düzeltme varsa yeni kaydın hangi dönemi değiştirdiğini not edin.
SGK bildirimi ve işlem sonucunu saklayın
SGK işveren yükümlülükleri sayfasındaki güncel açıklamaları inceleyerek işverenin çalışılmadığına dair bildirim sorumluluğunu yerine getirin. Bildirim ekranındaki gönderim sonucu veya işlem referansını kaydedin. İşveren sisteminde rapor görünmüyorsa veya bilgi uyuşmuyorsa, belgeyi ilgili çalışan ve kurum kayıtlarıyla teyit etmeden varsayımda bulunmayın. İstisnai çalışma veya işyeri durumları için resmi SGK yönlendirmesi alın.
Bordro döneminde etkiyi tekrar kontrol edin
Puantajda rapor günlerini, ücret hesaplamasında kullanılan bilgileri ve SGK bildirimini karşılaştırın. İş göremezlik ödeneğine ilişkin işlemler ve ücret uygulaması çalışanın statüsü ile yürürlükteki kurallara bağlıdır; bu yazı belirli bir ödeme sonucu vaat etmez. Dönem kapandıktan sonra fark fark edilirse hangi ayın düzeltileceğini mali müşavirle değerlendirin ve ilk kayıtları da arşivde koruyun.
Rapor günlerini çalışma ve bordro kayıtlarıyla çapraz kontrol edin
İstirahat dönemi uzadığında veya farklı işyerlerinde çalışma kaydı bulunduğunda, raporun ilgili günlerini çalışan bazında teyit edin. Rapor günlerini puantajda eksik veya normal çalışma şeklinde yanlış işaretlemek bordro ve bildirim arasında fark oluşturabilir. Bildirim gönderildikten sonra düzeltme gerekiyorsa önceki sistem yanıtını koruyun ve yeni işlemin hangi nedenle yapıldığını kaydedin. Sağlık bilgisinin tümünü mali müşavire iletmek yerine işlem için gereken tarih ve durum bilgilerini paylaşın. Belgeleri yetkisiz erişime kapalı personel dosyasında tutun.
Çalışan ve işveren kayıtlarında dönem tutarlılığı sağlayın
Bildirimden sonra puantaj, bordro ve işveren sistemindeki kayıtlar aynı rapor dönemini göstermelidir. İşverenin rapor süresince çalışma olup olmadığına ilişkin verdiği bilgiyi ilgili yöneticiyle teyit edin; belirsizlik varsa sistemde doğru seçeneği uzmanla değerlendirin. Ücret ödemesi veya iş göremezlik ödeneğine ilişkin sonuçları önceden varsaymayın. Dönem kapandıktan sonra değişiklik yapılırsa önce hangi kayıtların güncellenmesi gerektiğini belirleyin ve güncel SGK açıklamalarını dosyada kaynak olarak saklayın.
İşveren bildiriminin sistemde başarıyla tamamlandığını kontrol edin. Çalışan dosyasına yalnızca işlem için gerekli rapor tarihlerini ve doğrulama sonucunu ekleyin.
Resmî kaynaklar
BRC Mali Müşavirlik
SMMM Rauf Cenk Alat, Ankara genelindeki işverenlere bordro ve SGK kayıtlarında destek sunar. 0 544 956 76 26 numarasından arayabilirsiniz.