KDV kayıtlarının dönem sonunda sağlıklı kontrolü, yalnızca beyannamedeki toplam rakamı muhasebe programıyla karşılaştırmaktan ibaret değildir. Alış belgelerinin ilgili işletmeye ait olması, muhasebe dönemine doğru taşınması, iptal ve iade hareketlerinin hesaba katılması gerekir. Farklı kaynaklardan alınan listeler aynı belgeyi farklı biçimde gösterebilir; bu nedenle her tutarın dayandığı fatura veya e-belge kaydına ulaşılabilmesi önem taşır.
Belge bazında karşılaştırma kurun
Alış kayıtlarını belge tarihi, belge numarası, satıcı bilgisi, matrah ve KDV tutarıyla listeleyin. Aynı dönem için alınan e-belge raporlarını ve muhasebe fişlerini karşılaştırırken mükerrer kayıtları, iptal edilmiş belgeleri ve sonradan gelen düzeltmeleri ayrı işaretleyin. Bir belgenin tarihi ile mal veya hizmetin gerçekleştiği tarih farklıysa, muhasebe politikasına göre doğru dönemi belirlemek için dayanakları inceleyin. Listeye yalnızca toplam kontrolü değil, belgeden fişe ve fişten beyan kalemine izlenebilir bir referans ekleyin.
Fark ve istisnaları açıklayın
İndirilecek KDV listesi ile beyan hazırlığı arasında fark varsa bunu otomatik düzeltme kaydıyla kapatmayın. Farkın kaynağı eksik belge, yanlış sınıflandırma, iptal, iade, tevkifat veya dönem farkı olabilir. Her kalem için sorumlu kişi, beklenen belge ve çözüm tarihini kaydedin. Özel işlem veya iade talebi bulunuyorsa ilgili liste formatı ve resmi sistem açıklamalarını ayrıca kontrol edin. GİB’in KDV Genel Uygulama Tebliği ve indirilecek KDV listesi kılavuzu konuya ilişkin resmi başvuru kaynaklarıdır.
İş akışını dönem kapanışına bağlayın
Ay içinde belgeleri düzenli sınıflandırmak, beyan dönemine yaklaşırken toplu belge arama ihtiyacını azaltır. Satın alma veya finans ekibi belgeyi muhasebeye aktarırken işlem numarasını eklesin; muhasebe ekibi de kayıt referansını asıl belge konumuna bağlasın. İade veya iptal durumunda ilk kayıtla bağlantıyı koruyun ve sonucun hangi döneme yansıdığını not edin. Böyle bir mutabakat, işletme yöneticisinin beyan hazırlığını belge düzeyinde takip edebilmesini sağlar.
Kapanış aşamasında beyan hazırlayan kişi ile alış belgelerini sisteme aktaran kişinin kontrolünü ayırın. Tedarikçi ekstresiyle belge listesini karşılaştırıp eksik faturaları zamanında isteyin; aynı belge numarası farklı dosyalarda görünüyorsa mükerrerlik araştırması yapın. Dönem için henüz çözülmemiş farkları, tutarı ve beklenen kanıtı içeren bir açık kalem raporunda gösterin. Bu raporu sonraki aya devrediyorsanız eski referansını koruyun. Böylece düzeltme işlemi, hangi belgeye ve beyan dönemine dayandığı açık bir çalışma notuyla tamamlanır.
Bu süreci işletmenizin faaliyet ve belge yapısına göre şekillendirmek için BRC Mali Müşavirlik hizmetlerini inceleyebilir, SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz. Ankara genelindeki işletmelere yönelik bu içerik genel bilgilendirmedir; güncel mevzuat ve mükellefin somut durumu birlikte değerlendirilmelidir.