Bilgisayar, makine, mobilya ve işletmede uzun süre kullanılan diğer varlıkların alım belgelerini dönem giderleri arasına karıştırmak, sonraki dönemlerde maliyet ve varlık takibini zorlaştırabilir. Bir varlığın hangi hesapta izleneceği; kullanım amacı, niteliği, bedeli ve yürürlükteki vergi kurallarına göre belirlenir. Tüm alımlar için tek bir genelleme yapmak yerine, muhasebe kaydını dayanak belge ve varlık bilgileriyle birlikte değerlendirin.
Varlık kartında temel bilgileri toplayın
Her demirbaş için tedarikçi belgesi, edinim tarihi, işletmede kullanıma başlama bilgisi, seri numarası veya şirket içi kodu, bulunduğu birim ve sorumlu kişiyi kaydedin. Birden fazla parçanın birlikte çalışan tek bir sistem oluşturduğu alımlarda, kalemleri ayrı değerlendirmek yerine ekonomik ve teknik bütünlüğü inceleyin. Kurulum, nakliye veya montaj gibi ek belgelerin varlık maliyetine etkisini mali müşavirle kararlaştırın.
Amortisman yöntem ve süresini güncel kuralla doğrulayın
Vergi Usul Kanunu amortismanın konusunu ve uygulama esaslarını düzenler. GİB’in güncel amortisman oranları ve yıllık alt sınır bilgileri zaman içinde değişebilir. Eski dönem dosyasındaki oranı yeni varlığa kopyalamayın; varlığın türünü güncel resmi listede bulun ve geçerli yöntemi teyit edin. Muhasebe politikası ile vergi uygulamasının farklı olduğu durumlarda iki kayıt görünümünün nasıl uzlaştırılacağını belirleyin.
Varlık el değiştirirse veya kullanımdan kalkarsa dosyayı kapatın
Bakım, değer artırıcı harcama, başka birime transfer, satış veya hurdaya ayırma gibi hareketleri tarih ve belgeyle varlık kartına işleyin. İşletmeden çıkan varlık için satış belgesi, teslim ve tahsilat bilgilerini ilişkilendirin. Kullanımdan kalkmış varlığın kayıtlarda aktif görünmesini önlemek üzere dönem sonu fiziksel kontrolü yapın. Muhasebe envanteriyle fiilî durumu karşılaştırın ve farkları tutanakla açıklayın.
Envanter sayımıyla kayıt listesini karşılaştırın
İşletme içinde bir varlık sorumlusu belirleyin ve varlığın bulunduğu birimi dönemsel kontrol edin. Taşınan ekipmanın yeni konumunu, geçici olarak başka işletmeye bırakılan varlığı veya kullanılamaz hale gelen demirbaşı tarih ve açıklamayla kayıt altına alın. Etiket numarası veya seri numarası varsa envanter kartında saklayın. Fiziksel sayımda bulunamayan varlık için kayıt silmek yerine, önce teslim, bakım ve kullanım belgelerini araştırın. Varlığın satış veya hurda işlemiyle işletmeden çıkması halinde ilgili resmi belgeyi ve muhasebe kayıt sonucunu aynı dosyada tamamlayın.
Varlık kayıtlarını mali müşavirle dönemsel gözden geçirin
Yeni alınan varlıkların yanı sıra, önceki yıldan taşınan kartları da envanter kontrolüne dahil edin. Kullanımda olmayan, kayıp veya başka lokasyona taşınmış demirbaşları sorumlusundan teyit edin. Amortisman kaydında varlık türü ve edinim tarihi gibi temel girdiler değiştiyse, kaydın hangi dönemden itibaren etkilendiğini belirleyin. GİB’in güncel yararlı bilgiler ve mevzuat sayfalarını takip ederek önceki dosyada yer alan yıllık sınır ve oranların yeni dönemde hâlâ geçerli olup olmadığını kontrol edin.
Resmî kaynaklar
- GİB Vergi Usul Kanunu, amortisman hükümleri
- GİB amortisman ayırmada alt sınır tablosu
- GİB yararlı bilgiler ve amortisman oranları
BRC Mali Müşavirlik
Ankara genelinde demirbaş ve muhasebe kayıtları hakkında SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz.