Çalışanın işten ayrılması, yalnızca personel listesinden adının çıkarılması değildir. İş ilişkisinin sona erme tarihi; SGK bildirimi, son bordro, kullanılmamış izin bakiyesi, teslim tutanağı ve bilgi sistemlerine erişimin kapatılmasıyla bağlantılıdır. Bu adımlar farklı kişilerce yürütülüyorsa, sorumluları ve tamamlanma kanıtlarını tek bir ayrılış kontrol listesinde toplamak gerekir. Böylece şirket kayıtlarında eski veya çelişkili bilgi kalma riski azalır.
Ayrılış tarihini ve bildirimi doğrulayın
İş sözleşmesinin sona erme tarihini, ayrılış nedenine ilişkin belgeleri ve işveren kararını birbiriyle tutarlı biçimde dosyalayın. SGK, 4/a kapsamındaki çalışanlar için sigortalı işten ayrılış bildirgesinin hizmet akdinin sona erdiği tarihi takip eden on gün içinde e-Sigorta üzerinden verilmesi gerektiğini açıklıyor. Bununla birlikte bildirim adımları çalışanın statüsüne ve olayın özelliklerine göre değişebileceğinden yalnızca genel bir takvim notuna güvenmeyin. Gönderim sonucunu ve bildirilen bilgileri işyeri sicil verileriyle karşılaştırın.
Son ücret ve teslim adımları
Son dönem bordrosunda çalışılan günleri, varsa izin, avans, prim, kesinti ve diğer ödeme unsurlarını dayanak kayıtlarıyla kontrol edin. Kullanılmamış izin bakiyesi veya başka bir alacağın nasıl ele alınacağı konusunda sözleşme ve yürürlükteki kuralları uzmanla birlikte inceleyin; otomatik hesap formüllerini doğrulamadan kullanmayın. Şirket telefonu, kart, anahtar, ekipman ve dosya teslimlerini imzalı kayıtla takip edin. Ayrılış günü veya yetki planı iş ihtiyacına göre erişim kapatma sorumlusuna bildirilmelidir.
Kişisel veriler ve arşiv
Çalışanın kişisel verilerinin tümünü ayrılışla birlikte silmek de, süresiz biçimde saklamak da doğru varsayım değildir. Belge türü, işleme amacı, yasal saklama yükümlülüğü ve olası uyuşmazlık ihtiyacı değerlendirilerek erişim ve saklama planı yapılmalıdır. Yetkisi sona eren kullanıcıların hesaplarını kapatın; iş için gerekli kayıtları kurumsal alana aktarın ve kişisel cihazlarda kalan kopyaları kurum politikasına göre yönetin. Resmi bildirim için SGK işveren yükümlülüklerine, veri güvenliği için KVKK Kurumu açıklamalarına başvurun.
Ayrılış dosyası kapatılmadan önce sorumlu kişi her adımın kanıtına erişebildiğini kontrol etsin: bildirim alındısı, son bordro kontrol notu, ekipman teslim kaydı ve hesap kapatma teyidi tek klasörde ilişkilendirilebilir. Açık müşteri işi veya muhasebe süreci varsa görev devrini ve yeni sorumluyu ayrıca yazın. İşletmenin saklamak zorunda olduğu belgelerle artık gerekli olmayan çalışma kopyalarını ayırın; imha işlemi yapılacaksa kurumun saklama politikasındaki onay ve kayıt adımlarını izleyin.
SMMM Rauf Cenk Alat, Ankara genelinde işverenlerin bordro ve mali kayıt takibine destek verir. BRC hizmetlerine bakabilir veya 0 544 956 76 26 üzerinden iletişime geçebilirsiniz. Somut ayrılış işlemlerinde resmi sistem kayıtları ve hukuki belgeler birlikte değerlendirilmelidir.