Bir işyerinde organizasyon, adres, görev veya çalışan bilgileri değiştiğinde konunun yalnızca kurum içi listelerde güncellenmesi yeterli olmayabilir. İşletmenin muhasebe, insan kaynakları ve operasyon kayıtlarının aynı bilgiyi yansıtması gerekir. Bu eşgüdüm, bildirimin hangi bilgiye dayanarak yapıldığını ve sonradan hangi işlemlerin tamamlandığını izlemeyi kolaylaştırır.
Değişikliği ve sorumlusunu kaydedin
Önce hangi bilginin değiştiğini, hangi tarihten itibaren geçerli olduğunu, karar veya belge dayanağını ve işyerinde kimin onay verdiğini belirleyin. Değişiklik işyeri kaydını, çalışan bilgisini veya kurum içi maliyet merkezini etkiliyorsa ilgili sorumlulara bildirin. Her adımı tek bir kontrol listesinde izlemek, farklı ekiplerin eski bilgiyle işlem yapmasını azaltır. Acil bir operasyon ihtiyacı nedeniyle kayıtların aynı anda güncellenmesi mümkün değilse hangi sistemin geçici olarak esas alınacağını ve kalıcı düzeltmeyi kimin tamamlayacağını önceden yazın.
Resmî kayıtla kurum içi bilgiyi karşılaştırın
İşletmenin personel dosyası, bordro sistemi ve muhasebe programındaki tanımları güncel durumu göstermelidir. SGK’ya ilişkin işlem gerektiğinde işverenin kullandığı resmî uygulamadaki kayıt ve yönlendirmeler ayrıca kontrol edilmelidir. Eski belge veya ekran görüntüsüne dayanarak yeni değişikliği tamamlandı varsaymayın; işlemin güncel durumunu yetkili kullanıcı doğrulasın ve dayanak bilgisini dosyaya eklesin.
Onay ve bildirim akışını ayırın
Bilgiyi hazırlayan kişi ile son kontrolü yapan kişinin görevini mümkün olduğunca ayırın. Bildirim gerektiren bir durum varsa iç onay, gerekli belge ve uygulama adımlarını birbiriyle ilişkilendirin. İşlem tamamlandıktan sonra sonuç kaydını, kontrol tarihini ve sorumlu kişiyi saklayın. Hata fark edilirse önce hangi kaydın güncelliğini yitirdiğini belirleyip düzeltme izini koruyun.
Düzenli mutabakat takvimi oluşturun
Personel listesi ile bordro ve muhasebe kayıtlarını belirli aralıklarla karşılaştırın. İşletme büyüdükçe işe başlama, görev değişikliği ve ayrılış bilgisinin farklı kanallardan geldiği durumlar artabilir. Ortak bir bildirim kanalı ve sorumlu yedek kişi belirlemek, önemli bilginin tek çalışanın e-postasında kalmasını önler.
İşverenin SGK kapsamındaki süreçleri hakkında resmî bilgi için SGK işveren yükümlülükleri sayfasını ve güncel işveren uygulamalarını kontrol edin. Ankara genelindeki bordro ve muhasebe düzeniniz için SMMM Rauf Cenk Alat – BRC Mali Müşavirlik ile iletişime geçebilir veya 0 544 956 76 26 numarasını arayabilirsiniz.