Kasa hesabının düzenli tutulması, yalnızca gün sonundaki nakit miktarını saymakla tamamlanmaz. Tahsilatlar, kasadan yapılan ödemeler, banka hesabına yatırılan tutarlar ve bu hareketleri açıklayan belgeler birbirine bağlanmalıdır. Kasa ile banka arasındaki aktarım, işletme açısından yeni bir satış veya gider değildir; hareketin niteliği kayıt yapısında doğru gösterilmelidir. Günlük takip, ay sonunda kaynağı bulunamayan farkların büyümesini önlemeye yardımcı olur.
İşlem referansı oluşturun
Her kasa hareketine tarih, tutar, işlem nedeni, karşı taraf bilgisi ve dayanak belge referansı ekleyin. Nakit satış tahsilatını ilgili satış belgesi veya satış raporuyla ilişkilendirin; kasa ödemesinde fatura, gider belgesi ya da avans kapama evrakını ekleyin. Bankaya yatırılan nakit için kasa çıkış tarihiyle banka alacak tarihinin aynı olmak zorunda olmadığını dikkate alın ve geçiş sürecini açıklayan dekontu saklayın. Kasa sayımı yapan kişi ile muhasebe kaydını kontrol eden kişinin rolünü belirlemek, işlemlerin izlenmesini kolaylaştırır.
Farkları sınıflandırın
Fiili kasa ile muhasebe bakiyesi uyuşmadığında önce tarih aralığını, henüz kaydedilmemiş belgeleri, iptal edilmiş hareketleri ve yanlış hesaba aktarılmış banka işlemlerini araştırın. Farkı açıklayan kanıt bulunmadan kişisel ödeme veya tahsilat varsayımıyla kayıt oluşturmayın. İşletme sahibi tarafından yapılan para aktarımı varsa bunun borç, sermaye, avans veya başka bir işlem olup olmadığını belge ve şirket kararı çerçevesinde netleştirin. Kasa limitleri ve nakit kullanım politikası şirket yönetiminin kontrolünde olmalıdır.
Dönem sonu kontrolü
Kasa sayım tutanağını tarih ve sayımı yapan kişilerle imzalayın; banka ekstresini, kasa defterini ve ilgili satış-gider kayıtlarını aynı dönem üzerinden karşılaştırın. Açık avansları kapatma tarihi ve sorumlusuyla takip edin. Belgelendirme ve kayıt esasları için GİB Vergi Usul Kanunu sayfasını ve uygun belge türleri için e-Belge portalını inceleyin. Resmi açıklamalarda değişiklik olabileceği için işlem bazında kaynağı yeniden kontrol edin.
Günlük kasa sayımını aynı saatte ve benzer yöntemle yapmak, günler arasında karşılaştırma olanağı sağlar. Kasiyer değişimi olduğunda teslim edilen nakit tutarını iki tarafın imzasıyla kayda alın. İşletme sahibi kasadan para aldığında bunu satış veya gider hareketi gibi sınıflandırmayın; işlem niteliğini ve şirket içi onayı açıklayan belgeyi arayın. Bankaya yatırılan tutar ertesi gün hesaba geçtiğinde, kasa çıkışını ve banka girişini tek bir açıklama referansıyla bağlayın. Bu adımlar nakit hareketlerinin geriye dönük yeniden kurulmasını kolaylaştırır.
Ankara genelinde muhasebe kayıt akışınızı ve dönem mutabakatlarını değerlendirmek üzere BRC hizmetlerine göz atabilir veya 0 544 956 76 26 numarasından SMMM Rauf Cenk Alat ile iletişime geçebilirsiniz. İşlemin muhasebe niteliği, dayanak belgelere göre belirlenmelidir.