Cari hesap mutabakatı, karşı taraftan gelen toplam bakiyeyi muhasebe kayıtlarına kopyalamak değildir. Fatura, tahsilat, ödeme, iade, iskonto ve mahsup satırlarının aynı işlem zincirinde karşılaştırılması gerekir. Farkın hangi belgeye veya döneme ait olduğu belirlenmeden kayıt atmak, sonraki mutabakatta daha büyük açıklanamayan bakiye oluşturabilir. Düzenli kontrol, işletmenin tahsilat planını ve tedarikçi ödeme takvimini daha doğru görmesini sağlar.
Karşılaştırma dosyasını hazırlayın
İşletme defterindeki cari hareketleri karşı tarafın ekstre dökümüyle aynı tarih aralığında alın. Fatura numarası, belge tarihi, vade, tutar, para birimi, tahsilat veya ödeme tarihi ve banka referansı sütunlarını kullanın. Belge numaraları karşı tarafta farklı formatta görünüyorsa eşleştirme tablosu oluşturun. Dönem sınırındaki faturalar veya yolda olan ödemeler için işlem tarihini ve kayda alındığı dönemi ayrı gösterin; yalnızca kapanış bakiyesini kontrol etmek yeterli değildir.
Farkları nedenine göre ayırın
Açık kalemleri eksik fatura, geç ulaşan ödeme, iade, fiyat farkı, kur farkı, yanlış cari hesap veya mutabakat tarihi farkı gibi sınıflara ayırın. Her farkın sorumlusu ve beklenen belgeyi belirleyin. Karşı tarafın hesabında görünen ama işletmede belge karşılığı olmayan tutarı onaysız mahsup etmeyin. Müşteri tahsilatlarında kısmi ödeme birden fazla faturaya dağıtılmışsa dağılım bilgisini yazılı teyitle saklayın. Tedarikçi farkı için düzeltme belgesi bekleniyorsa kapanmış gibi işaretlemeyin.
Dönemsel onay ve arşiv
Mutabakatı yapan kişi, onay tarihi ve karşı taraftan alınan yanıtı dosyada ilişkilendirin. Onay gelmeyen önemli farkları işletme yönetimine raporlayın ve sonraki döneme taşıma gerekçesini kaydedin. Muhasebe belgelerinin düzeni ve saklanması için GİB Vergi Usul Kanunu açıklamalarını ve e-Belge portalındaki belge bilgilerini kontrol edin. İşletme büyüdükçe mutabakat sıklığını ve sorumlu kişileri yazılı prosedüre bağlayın.
Mutabakat dosyasında karşı tarafla yazışmaları ve alınan ekstre sürümünü tarih bilgisiyle koruyun. Farkın nedeni karşı taraftan gelen sonradan düzenlenmiş belgeyse, önceki raporla bağlantıyı kesmeden yeni belgeyi ekleyin. Büyük tutarlı ve uzun süredir açık kalan kalemleri düzenli yönetim raporuna taşıyın; kimin ne zaman takip edeceğini belirtin. Sürekli aynı nedenle oluşan farklar, faturalama veya ödeme iş akışında iyileştirme gerektirebilir. Mutabakat bittiğinde iki tarafça doğrulanan bakiye tarihini ve onay biçimini kısa bir kapama notunda kaydedin.
Ankara genelinde cari hesap ve muhasebe kayıt takibini geliştirmek için BRC hizmetlerini inceleyebilir, SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 üzerinden ulaşabilirsiniz. Farkların kaydı, belgeler ve işletmenin hesap planı birlikte değerlendirilerek yapılmalıdır.