Şirket kayıtları yalnızca muhasebe fişlerinden ibaret değildir. Ticari defter, berat, kurul kararları, ticaret sicili belgeleri ve işlem dayanakları farklı amaçlarla üretilir; hepsinin aynı klasörde gelişigüzel tutulması gerektiğinde aramayı güçleştirir. Dijital arşiv planı, belgenin hangi döneme ait olduğunu, kim tarafından üretildiğini, son sürümünü ve hangi işlemi desteklediğini göstermelidir. Erişim ve yedekleme tasarımı da şirketin veri güvenliği sorumluluklarına göre belirlenmelidir.
Arşiv yapısını belge türü ve dönemle kurun
Örnek bir yapıda yıl ve dönem klasörlerinin altında muhasebe kayıtları, e-defter dosyaları, beratlar, resmi yazışmalar, yönetim kararları ve sözleşmeler ayrı tutulabilir. Dosya adında belge türü, tarih ve ilgili işlem referansını kullanın. Kişi adı veya hassas veriyi gereksiz şekilde dosya başlığına eklemeyin. Bir belge birden fazla işlemi destekliyorsa, kopyalar üretmek yerine ana kayıt konumuna bağlantı verin ve ilgili iş listesine referans ekleyin.
E-defter dosyalarının özgünlüğünü koruyun
GİB’in e-Defter açıklamaları, elektronik dosyaların imza veya mali mühür süreçleriyle bütünlük ve kaynak doğruluğunun güvence altına alınmasına ilişkin çerçeveyi anlatır. Defter ve berat dosyalarının özgün kopyalarını, görüntüleme amacıyla üretilen PDF raporlarından ayrı saklayın. Dosyanın hangi yazılım ve dönemle oluşturulduğunu, onay veya yükleme durumunu ve alınan resmi sonucu kayıt altına alın. Dosya adını değiştirmenin ya da farklı klasöre kopyalamanın tek başına doğrulama kanıtı olmadığını unutmayın.
Erişim ve yedekleme sorumluluğu atayın
Arşiv üzerinde kimlerin görüntüleme, indirme ve değiştirme yetkisi olduğu yazılı olsun. Personel veya hizmet sağlayıcı değiştiğinde eski erişim kaldırılmalı ve yeni görevliye gereken minimum rol açılmalıdır. Yedeklerin ayrı ortamda tutulup tutulmadığını ve geri yükleme yönteminin çalıştığını belirli aralıklarla kontrol edin. Yedek planı, saklama yükümlülüğü olan özgün kayıtların kaybını önlemeli; gereksiz kişisel veri kopyalarını süresiz çoğaltmamalıdır.
Belge talebine hızlı yanıt verecek indeks hazırlayın
Denetim, banka, ortaklar veya kurum talebi geldiğinde hangi belgeyi nereden bulacağınızı gösteren bir envanter tutun. Envanterde belge tarihi, türü, dönem, işlem numarası, saklama yeri ve sorumlu kişi bulunabilir. Düzenli gözden geçirme, bozuk dosya bağlantılarını ve yanlış dönem klasörlerini erkenden ortaya çıkarır. Belge saklama süresi ve erişim yetkileri şirket türü, işlem ve ilgili mevzuata göre ayrıca değerlendirilmelidir.
Resmî kaynaklar
SMMM Rauf Cenk Alat, Ankara genelindeki işletmelere muhasebe kayıtlarının düzenlenmesi ve dönemsel dosya takibinde yardımcı olur. Hizmetlerimizi inceleyin veya 0 544 956 76 26 numarasını arayın.
Uygulama kaydı ve sorumluluk
Kontrolün yapıldığı tarihi, kullanılan resmi sistem veya raporu ve dosyayı gözden geçiren yetkiliyi çalışma notuna ekleyin. Açık bir fark varsa kapatılmış gibi işaretlemeyin; nedenini, beklenen belgeyi ve takip edecek kişiyi ayrı kaydedin. Aylık gözden geçirmede eski bağlantıların açıldığını, belge sürümlerinin doğru olduğunu ve erişimlerin güncel kaldığını örnek kayıtlarla doğrulayın. Böylece süreç kişilerin hafızasına bağlı kalmaz ve yeni bir sorumlu devraldığında dosyanın nereden devam edeceği anlaşılır.