Stok alımında sipariş, fiziksel teslim ve fatura bilgisi aynı olmayabilir. Kısmi sevkiyat, farklı ürün kodu veya miktar farkı olduğunda muhasebe ve depo kayıtları ayrışabilir. Bu nedenle mal kabul sırasında üç kaynağı karşılaştıran kısa bir kontrol, farkları ödeme ve dönem kapanışından önce görünür kılar.
Sipariş ve teslim bilgisini eşleştirin
Sipariş veya satın alma talebindeki ürün tanımı, miktar ve teslim koşullarını mal kabul formuyla kıyaslayın. Hasarlı veya eksik ürün varsa fotoğraf, tutanak veya tedarikçi bildirimi gibi dayanaklar işletmenin politikasına göre saklanabilir. Depo girişi ürün kodu, tarih ve teslim alan kişiyle kaydedilsin.
Faturayı oluşan teslimle karşılaştırın
Faturadaki miktar ve ürün açıklaması ile teslim kaydı arasında fark varsa açıklama ve onay alınmadan borcu kapatmayın. Kısmi teslim veya sonradan düzenlenen fiyat farkı gibi hareketleri ilk siparişe referansla ilişkilendirin. Vergi belgesi ve stok kaydının nasıl ele alınacağı işlemin niteliği ve güncel mevzuata bağlıdır; GİB’in VUK kaynakları belge düzeni için resmi referanstır.
Farkları sorumluyla takip edin
Eksik teslim, yanlış kod, mükerrer fatura veya belge bekleme gibi durumları ayrı maddeler halinde kaydedin. Her biri için tedarikçi veya iç sorumlu, beklenen açıklama ve hedef tarih olsun. Ödeme onayı yapılırken teslim teyidi ve fatura kontrolünün tamamlandığını ilgili yetkili görebilmelidir.
Dönemsel örneklem kontrolü, sistemde giriş görünen ürünlerin fiziksel stokla uyumunu değerlendirir. Sayım sonucu farklıysa kaynağı araştırın, düzeltmeyi dayanağıyla yapın ve tekrar eden sorunu satın alma veya depo akışında ele alın.
Sayım sırasında siparişte bulunmayan ürün, miktar fazlası veya hasar farkı görülürse, depo girişini tamamlamadan sorumlu kişiden teyit alın. Değişiklik belgeleri ilk sipariş ve faturayla bağlantılı saklansın. Bu işlem, tedarikçiye iade ya da fiyat düzeltmesi gerekirse sonraki muhasebe adımının doğru referansla açılmasını sağlar.
Ankara genelinde muhasebe ve mali süreçlerinizi değerlendirirken BRC Mali Müşavirlik hizmetlerini inceleyebilir, SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz. Bu içerik genel bilgilendirme niteliğindedir; işletmenizin kayıtları ve güncel mevzuat özelinde değerlendirme yapılmalıdır.