Depodaki miktar ile stok sistemindeki miktarın farklı çıkması tek başına hatanın nedenini açıklamaz. Fark; geç kaydedilmiş mal kabulünden, sevkiyatın yanlış depoya işlenmesinden, müşteri iadesinden, üretim sarfından veya hasar ve fireden kaynaklanabilir. Farkı yalnızca dönem sonunda toplu düzeltmek, gerçekte ne olduğunu anlamayı zorlaştırır.
Sayımı güvenilir kılın
Sayım tarihini, alanını ve sayım ekibini önceden belirleyin. Sayım sırasında ürün kodu, birim, depo ve fiziksel miktarı kaydedin; hareketi süren malları ayrı işaretleyin. Sayım listelerinin hangi sistem kayıtlarıyla karşılaştırıldığını ve farkların kim tarafından incelendiğini not edin. Mümkünse sayımı yapan kişiyle kayıt düzeltmesini onaylayan kişiyi ayırın. Bu görev ayrımı küçük ekiplerde mümkün değilse ikinci bir gözden geçirme adımı koyun.
Farkı araştırma sırası
Önce sayım birimini ve ürün kodunu doğrulayın. Ardından son giriş, çıkış, transfer, iade ve üretim hareketlerini tarih sırasıyla kontrol edin. İrsaliye, fatura, teslim tutanağı ve depo kabul kaydı arasındaki bağlantıyı kurun. Kısmi teslimat veya iptal edilmiş sevkiyat varsa bunun sistemde doğru görünüp görünmediğini araştırın. Sayım farkı gerçek fire ya da hasarsa olay tarihi, miktar, açıklama ve onay kaydını belgeleyin. Eksik kanıtı varsayımla tamamlamayın.
Düzeltmeyi izlenebilir yapın
Her düzeltme için dayanak belgeyi, yetkili onayını ve muhasebe etkisini birlikte saklayın. Düzeltme kaydında eski miktarı silip yenisini yazmak yerine, farkın kaynağını ve düzeltme tarihini gösteren kayıt izi bırakın. Tekrarlayan farkları ürün, depo veya süreç bazında gruplayın; kök nedenin mal kabulü, barkod, birim dönüşümü ya da sevkiyat kontrolü olup olmadığını değerlendirin. Vergisel ve muhasebesel sonuçlar olayın niteliğine ve geçerli kurallara göre uzmanla değerlendirilmelidir.
Ankara genelinde stok ve muhasebe kayıtlarının düzeni için BRC Mali Müşavirlik hizmetlerine göz atabilir, SMMM Rauf Cenk Alat’ı 0 544 956 76 26 numarasından arayabilirsiniz.