Stok sayımı sonucunda görülen farkı doğrudan düzeltme kaydıyla kapatmak, farkın kaynağını açıklamadan bırakabilir. Mal kabul, satış, iade, üretim tüketimi, fire veya dönem kesimindeki gecikme gibi nedenler ayrı incelenmelidir. İşletmenin depo kayıtları ile muhasebe hareketleri aynı belge ve tarih akışını izlemiyorsa, dönem sonu maliyet ve varlık bilgileri güvenilir biçimde kontrol edilemez.
Sayımı planlayın ve kapsamı tanımlayın
Sayım öncesinde depo, ürün grubu, ölçü birimi ve sayım tarihi belirleyin. Sayım sırasında yeni mal giriş ve çıkışlarının nasıl işaretleneceğini çalışanlara bildirin. Sayım ekipleri mümkün olduğunca sayım listesinde önceki bakiyeyi görmeden fiili miktarı kaydetsin; bu yaklaşımın işletme büyüklüğüne uygun olup olmadığını yönetim belirleyebilir. Tutanakta sayım yeri, tarih, ürün kodu, ölçü birimi ve ekip üyeleri yer alsın. Hasarlı, emanet veya üçüncü kişiye ait ürünleri ayrıca işaretleyin.
Belge zincirini geriye ve ileriye izleyin
Fark bulunan ürün için son mal kabul belgesini, irsaliye ve faturayı; satış veya sevk kayıtlarını ve varsa iade belgelerini karşılaştırın. Sistem kayıt tarihiyle fiili teslim tarihinin farklı olduğu durumları açıklayın. Ölçü birimi dönüşümü, ürün kodu eşleşmesi veya yanlış depoya kayıt gibi operasyonel nedenleri kontrol edin. Farkın bir kayıp, fire veya sayım hatası olduğu sonucuna kanıta dayanmadan varmayın; düzeltme gerekirse dayanak ve onay bilgilerini saklayın.
Kontrol sonrası prosedürü iyileştirin
Sayım tamamlandığında farkları tutar ve miktar bazında sınıflandırın, tekrar eden nedenler için sorumlu ve düzeltici adım belirleyin. Mal kabulü yapan, stok kaydı oluşturan ve sayım onayını veren kişilerin görevlerini açıklayın. Belge saklama ve kayıt yükümlülükleri hakkında GİB Vergi Usul Kanunu sayfasını ve e-belge türleri için resmi e-Belge portalını inceleyin.
Sayım farkını açıklamak için yalnızca dönem sonu miktarını değil, hareketin oluştuğu süreci de inceleyin. Mal kabul tutanağı, irsaliye, satış veya iade belgesi, depo transferi ve sayım formu aynı ürün kodu ve tarih aralığı üzerinden karşılaştırılmalıdır. Birim dönüşümü, yanlış depoya kayıt ya da henüz sisteme işlenmemiş belge olasılıkları araştırılabilir; kanıtlanmamış bir varsayım farkın nedeni olarak kaydedilmemelidir.
İşletme, farkı tespit eden çalışanı ve incelemeyi yapan kişiyi ayrı kaydettiğinde izlenebilirlik artar. Düzeltme gerekiyorsa muhasebe kaydı, dayanak belge ve onay süreci birlikte saklanmalı; stok değerleme ve vergi etkisi somut olay ile geçerli mevzuata göre değerlendirilmelidir.
Ankara genelindeki işletmeler için stok kayıtlarının muhasebe verileriyle mutabakatı ve dönem kapanışı konusunda BRC hizmetlerine bakabilir veya 0 544 956 76 26 numarasından bilgi alabilirsiniz. Stok yöntemleri işletmenin faaliyet alanı ve kullandığı sistemle birlikte değerlendirilmelidir.