Tedarikçi ekstresi ile işletmenin muhasebe bakiyesi farklı göründüğünde, farkı doğrudan hata olarak kabul etmek yerine işlemleri satır satır karşılaştırmak gerekir. Geç gelen fatura, birden fazla faturaya yapılan ödeme, iade veya farklı dönem kaydı bakiyeyi değiştirebilir. Mutabakatın amacı farkın kaynağını kanıtla açıklamaktır.
Karşılaştırmayı aynı tarih aralığında yapın
Önce iki tarafın rapor tarihini, para birimini ve açılış bakiyesini doğrulayın. Fatura numarası, belge tarihi, borç/alacak hareketi ve ödeme referansını eşleştirin. Tedarikçinin toplu mahsup yaptığı durumda hangi faturaların kapandığını teyit edin. İade veya fiyat farkı belgeye bağlanmış olmalı; yalnızca e-posta açıklamasıyla hesap kapatılmamalıdır.
Banka hareketi tedarikçi bakiyesini kapatıyorsa ödeme tarihini ve açıklamasını ekstre satırıyla eşleştirin. Avans ya da kısmi ödeme varsa kalan borcu görünür tutun. Belge eksik veya ilişki belirsizse, farkı açık madde olarak listeleyin ve tedarikçi ya da satın alma sorumlusundan dayanak isteyin.
Belge ve muhasebe kaydını birlikte inceleyin
Her işlem için dayanak belgenin doğru işletmeye ve döneme ait olduğunu kontrol edin. GİB’in Vergi Usul Kanunu kaynakları belge düzeni hakkında resmi başvuru noktasıdır. Belgenin vergisel sonucu işlem türüne ve güncel mevzuata göre değerlendirilmelidir; ödeme yapıldığı için her satır otomatik olarak gider veya indirim sayılmaz.
Farkları çözüm sahibiyle takip edin
Mutabakat listesinde fark tutarı, açıklama talebi, sorumlu kişi ve hedef tarih olsun. Düzeltme yapıldığında eski bakiye, yeni kayıt ve dayanak arasında bağlantıyı koruyun. Dönem sonunda açık kalemler bir sonraki kontrol dönemine aktarılmalı; kapatıldığı kanıtlanmadan tamamlandı işaretlenmemelidir.
Düzenli mutabakat, tedarikçi ilişkilerinde tekrarlayan belge sorunlarını da ortaya çıkarır. Satın alma ve muhasebe ekiplerinin aynı işlem numarasını kullanması, sonraki kontrolleri hızlandırır.
Ekstreyi tedarikçiyle paylaşmadan önce yalnızca ilgili dönemi ve işlem grubunu seçin. Kişisel veya başka tedarikçilere ait verileri aynı dosyaya koymayın. Fark kapandığında karşı tarafın teyidini, iç onayı ve son bakiye tarihini ekleyerek dosyayı tamamlayın. Mutabakatın kim tarafından yapıldığı da işlem geçmişinde görünür olsun.
Ankara genelinde muhasebe ve mali süreçlerinizi değerlendirirken BRC Mali Müşavirlik hizmetlerini inceleyebilir, SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz. Bu içerik genel bilgilendirme niteliğindedir; işletmenizin kayıtları ve güncel mevzuat özelinde değerlendirme yapılmalıdır.