Uzaktan çalışma düzeninde ekipler, çalışma koşullarına ilişkin belgelerle işletme giderlerine ait belgeleri aynı dosyada karıştırabiliyor. Oysa çalışma düzeni, görev ve iletişim kurallarını açıklayan kayıtlar ile satın alma veya gider belgelerinin amaçları farklıdır. Dosyaları türüne göre ayırmak, hem günlük operasyonu hem de muhasebe incelemesini kolaylaştırır.
Çalışma düzenini yazılı ve erişilebilir tutun
İşletmenin uygulamasına göre çalışanla mutabık kalınan çalışma biçimi, görev iletişim kanalları, ekipman teslimi ve destek süreci ilgili kayıtlarla gösterilebilir. Belgenin güncel sürümü, onaylayan kişi ve değişiklik tarihi saklanmalıdır. İş süreçlerinde uzaktan veya ofisten çalışma düzeni değişiyorsa ekiplerin hangi sürüme göre hareket ettiği açık olmalıdır.
Çalışma saatleri veya puantaj bilgileri, işletmenin kullandığı resmi ve iç kayıt sistemlerinde birbirini desteklemelidir. Çalışan verilerine erişim iş gereği olan rollerle sınırlandırılmalı; ekran görüntüsü veya mesaj kayıtları gelişigüzel arşivlenmemelidir. Gereksiz kişisel veri toplamamak, kayıt düzeninin önemli bir parçasıdır.
Gider belgelerini ayrı akışta inceleyin
Ekipman, iletişim veya diğer iş giderleri için talep, yönetici onayı, fatura ve ödeme kaydı gibi dayanakları işletmenin satın alma ve muhasebe sürecine bağlayın. Bir çalışanın yaptığı harcamanın geri ödenmesi, belgenin niteliği ve işlemle ilişkisi kontrol edilmeden otomatik olarak aynı muhasebe hesabına kaydedilmemelidir. İşletme politikasında limit ve onay adımları varsa bunları çalışanlara açıkça duyurun.
Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının Uzaktan Çalışma Yönetmeliği resmi referanslardan biridir. Düzenlemenin uygulanmasını iş sözleşmesi ve güncel mevzuatla birlikte değerlendirin; bu yazı belirli bir masrafın her koşulda vergisel niteliğini belirlemez.
Dosya sahipliğini netleştirin
İnsan kaynakları çalışma düzeni kayıtlarının, satın alma veya muhasebe ise harcama belgelerinin sorumluluğunu taşıyabilir. Ortak referans veya iş emri numarası kullanılması, iki akışı bağlantılı ama ayrı tutar. Böylece hem çalışan desteği hem mali kontrol daha anlaşılır yürütülür.
Çalışanların evden kullandığı ekipman ile işletmeye ait cihazların envanteri ayrı izlenebilir. Teslim, iade, arıza bildirimi ve destek kaydı ilgili cihaz numarası üzerinden ilişkilendirildiğinde kayıp veya yenileme ihtiyacı daha kolay yönetilir. Cihaz içinde kişisel veriler veya kurumsal erişim bulunabileceğinden, iade ve erişim kapatma adımları da çalışma düzeni prosedürüne dahil edilmelidir.
Ankara genelinde muhasebe ve mali süreçlerinizi değerlendirirken BRC Mali Müşavirlik hizmetlerini inceleyebilir, SMMM Rauf Cenk Alat’a 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz. Bu içerik genel bilgilendirme niteliğindedir; işletmenizin kayıtları ve güncel mevzuat özelinde değerlendirme yapılmalıdır.