Vardiyalı çalışanı bulunan işletmelerde aylık bordronun doğru hazırlanması, yalnızca çalışma takvimini sisteme girmekle tamamlanmaz. Önceden planlanan vardiya ile fiilen çalışılan saat, izin, rapor ve değişiklikler arasında fark olabilir. Puantaj bu gerçekleşen durumu gösterirken bordro ise ücret hesabına esas kayıtları içerir. Üç listenin aynı dönem için eşleştirilmesi, eksik gün ve saat, mükerrer mesai veya yanlış vardiya ödemesi gibi sorunları erkenden görmeye yardımcı olur.
Planlanan ve gerçekleşen zamanı ayrı tutun
Vardiya planında çalışan, gün, başlangıç-bitiş saati ve görev yeri açık biçimde yer alsın. Çalışanlar arasında vardiya değişikliği olduğunda onay ve tarih kaydı ekleyin. Sonradan değiştirilen çizelgenin önceki kopyasını saklayın; plan değişikliğinin kim tarafından ve hangi nedenle yapıldığı görülebilsin. İzin, rapor, işe geç başlama veya erken çıkış gibi durumları vardiya kayıtlarından silmek yerine ilgili açıklamayla işleyin.
Puantaj kayıtlarını kaynaklarıyla doğrulayın
İşyerinde kullanılan zaman takip sistemi, kart okuyucu, imzalı çizelge veya görev kaydı hangi kaynaksa, bordro dosyasına bu kaynağın rapor tarihini ekleyin. Otomatik sistem verisi hatalı kart okuması veya unutulan çıkış kaydı içerebilir. Eksik hareketler çalışandan ve yöneticiden teyit edilmeli, düzeltme yapan yetkili işaretlenmelidir. Her çalışanın saat toplamını yalnızca ekip toplamıyla değil, bireysel çizelge ve görev kaydıyla karşılaştırın.
Bordro öncesi farkları inceleyin
Vardiya çizelgesinde görünen çalışma saati ile bordro hesabı farklıysa, öncelikle ücret dönemini ve kullanılan çalışma kuralını kontrol edin. Gece çalışması, fazla çalışma, hafta tatili ve ulusal bayram gibi başlıkların hukuki ve bordro etkileri, işin niteliği ve yürürlükteki mevzuata göre değerlendirilmelidir. Bu yazı belirli bir çalışan için saat veya ödeme hesabı yapmaz. Belirsiz durumlarda insan kaynakları, mali müşavir ve gerekli uzmanlar kayıtları birlikte incelemelidir.
Onay ve saklama düzeni kurun
Puantajı hazırlayan kişi, yöneticinin onayı, bordroya aktaran kişi ve son kontrolü yapan kişi belirli olsun. Küçük işletmelerde görev ayrılığı mümkün değilse, bordro toplamı ve örnek çalışan satırları başka bir yetkili tarafından karşılaştırılabilir. Her dönem için tekil ve tarihli dosya saklayın; çalışan verisine erişimi görevle sınırlayın. Düzeltme yapılırsa ilk dosya korunmalı, neden ve yeni değer kayıt altına alınmalıdır.
Resmî kaynaklar
Ankara genelindeki bordro süreçleri için BRC Mali Müşavirlik hizmetlerini inceleyebilir, 0 544 956 76 26 numarasından ulaşabilirsiniz.
Uygulama kaydı ve sorumluluk
Kontrolün yapıldığı tarihi, kullanılan resmi sistem veya raporu ve dosyayı gözden geçiren yetkiliyi çalışma notuna ekleyin. Açık bir fark varsa kapatılmış gibi işaretlemeyin; nedenini, beklenen belgeyi ve takip edecek kişiyi ayrı kaydedin. Aylık gözden geçirmede eski bağlantıların açıldığını, belge sürümlerinin doğru olduğunu ve erişimlerin güncel kaldığını örnek kayıtlarla doğrulayın. Böylece süreç kişilerin hafızasına bağlı kalmaz ve yeni bir sorumlu devraldığında dosyanın nereden devam edeceği anlaşılır.