İşletmenin çalışanlarına sağladığı yemek, ulaşım, özel sağlık veya başka yan haklar farklı yöntemlerle uygulanabilir. Hak nakit ödeme, kart, hizmet alımı veya ayni destek biçiminde sunulabilir; kayıt yaklaşımı da işlem türüne göre değişebilir. Çalışan listesi ile tedarikçi faturası veya banka ödemesi arasında bağ kurulmadığında, işletme hangi tutarın hangi personele veya döneme ait olduğunu açıklamakta zorlanabilir.
Politika ve çalışan kapsamını belirleyin
Yan hakkın kimlere, hangi tarihten itibaren ve hangi koşullarda sağlandığını şirket içi kararda veya ilgili iş belgesinde gösterin. Çalışan değişikliği, işe giriş veya ayrılış halinde hak kapsamının hangi tarihte güncelleneceğini bordro ve insan kaynakları sorumlularına bildirin. Tedarikçiden alınan hizmette kullanım raporunu, fatura dönemi ve çalışan kapsamıyla karşılaştırın. Her çalışan için aynı miktarın oluştuğunu varsaymayın; kullanılan gün veya onaylı uygunluk işletme politikasına göre değişebilir.
Bordro ve gider kaydını birbirine bağlayın
Yan hakkın bordroda gösterilip gösterilmeyeceği ve vergi veya SGK yönünden nasıl ele alınacağı, sağlanan menfaatin türü ve güncel mevzuata göre değerlendirilmelidir. Sabit bir tutarı farklı yan hak kategorilerine otomatik kopyalamayın. Ödemeyi oluşturan karar, tedarikçi belgesi, ödeme dekontu ve çalışan kapsam listesini aynı dönem dosyasında saklayın. Bir düzeltme gerekiyorsa eski kaydı silmek yerine düzeltme tarihi ve gerekçesini belirtin.
Dönem sonu mutabakatı
Ay kapanışında hak sahibi listesini, kullanım dökümünü, faturayı ve muhasebe kaydını karşılaştırın. Fazla veya eksik kullanılan haklar varsa insan kaynakları ve finans ekibiyle nedenini inceleyin. Çalışma mevzuatı için Bakanlığın İş Kanunu açıklamalarını, vergi belgelendirmesi için GİB VUK kaynaklarını kontrol edin.
Yan hak uygulamasında önce hakkın hangi belge veya karara dayandığı, kimleri kapsadığı ve hangi dönem için geçerli olduğu belirlenmelidir. Bordroda görünen tutar ile muhasebe hesabı arasındaki bağlantı kurulmalı; ödeme listesi, onay ve ilgili fatura ya da sözleşme referansları dosyalanmalıdır. Ayni veya nakdi menfaatlerin kaydı ve vergisel niteliği aynı olmayabileceği için türleri ayrı izlemek karışıklığı azaltır.
İşletme, yan hak politikasını değiştirdiğinde karar tarihini ve çalışanlara yapılan duyuruyu da saklamalıdır. Vergi, SGK primi ve ücret hesaplamasına etkiler güncel düzenlemeler ile somut uygulamaya göre incelenmelidir; bu yazı belirli bir menfaatin her durumda istisna veya matrah dışı olduğu anlamına gelmez.
SMMM Rauf Cenk Alat, Ankara genelindeki işletmelerde bordro ve muhasebe kayıtlarının koordinasyonuna destek verir. BRC hizmetlerini inceleyebilir veya 0 544 956 76 26 numarasından iletişim kurabilirsiniz. Yan hakların özel uygulaması güncel mevzuat ve işyeri belgeleri üzerinden belirlenmelidir.