İşletme bir makine, yazılım veya üretim ekipmanı satın aldığında ticari işlem tek bir faturadan ibaret olmayabilir. Teklif, sipariş, avans, sevkiyat, montaj, kabul ve kullanıma alma adımları farklı tarihlerde gerçekleşebilir. Bu belgeler birbirinden kopuk saklanırsa varlığın ne zaman teslim edildiği, hangi bileşenlerin alım bedeline dahil olduğu ve ödemenin hangi aşamada yapıldığı belirsizleşir.
Sipariş ve sözleşme koşullarını kayıt altına alın
Yatırım kararında ekipmanın teknik tanımını, teslim yeri ve koşulunu, kurulum sorumluluğunu, ödeme aşamalarını ve garanti kapsamını belirleyin. Tedarikçi faturasında belirtilen ürünün sözleşmedeki siparişle aynı olduğundan emin olun. İthalat, dövizli ödeme veya gümrük işlemi varsa bunlara ait resmi belgeleri de işlem klasörüne ekleyin. Avans ödemesini nihai teslim ve faturayla ilişkilendiren referansı koruyun.
Teslim ve devreye alma kanıtını saklayın
Mal kabul formu, taşıma belgesi, kurulum raporu ve kullanıcı biriminin teslim onayı gibi kayıtlar varlığın işletmeye ulaştığını açıklamaya yardımcı olur. Ekipman bir süre testte kaldıysa veya montaj eksikleri nedeniyle kullanıma geçmediyse, fiilî durumu tarihleriyle yazın. Muhasebe kaydının hangi tarihte ve hangi değerden yapılacağı, varlığın türüne ve ilgili düzenlemelere göre uzman tarafından değerlendirilmelidir.
Yatırım bütçesiyle gerçekleşen maliyeti karşılaştırın
Onaylanan yatırım tutarı ile fatura, kurulum ve diğer belgelere yansıyan maliyeti aynı tabloda izleyin. Kapsam dışı ek harcama ortaya çıkarsa yeni onayı ve dayanağı alın. Ödeme planını nakit akışıyla, varlık kayıtlarını da envanter listesiyle mutabık hale getirin. Proje kapandığında garanti, bakım ve kullanım sorumlusunu varlık dosyasına ekleyin.
Ödeme aşamalarını proje kilometre taşlarına bağlayın
Sözleşme bedelinin sipariş, sevkiyat, kurulum ve kabul aşamalarına bölündüğü projelerde her ödeme için hangi kilometre taşının tamamlandığını doğrulayın. Kısmi teslim varsa kabul tutanağında teslim edilen ve bekleyen parçaları ayrı yazın. Montaj sonrası eksik veya kusurlu iş bulunmuşsa, kabul şartı yerine getirilmeden ödeme yapılmış gibi dosyayı kapatmayın; sözleşmedeki koşulları yöneticilerle inceleyin. Tedarikçi avans bakiyesini fatura ve teslim belgeleri geldikçe kapatın, ödenmiş ancak teslim edilmemiş kalemleri proje raporunda açık bırakın.
Proje dosyasını kapanışta tek pakette arşivleyin
Yatırım tamamlandığında teklif, onay, sözleşme, fatura, banka dekontu, taşıma, montaj ve teslim kabul kayıtlarını aynı proje numarasıyla ilişkilendirin. Bakım anlaşması veya garanti belgesinin sona erme tarihini varlık sorumlusuna hatırlatın. Proje bütçesindeki gerçekleşen farkları kısa notla açıklayın ve ek harcamanın kimin onayıyla yapıldığını gösterin. Bu dosya, varlığın sonraki dönemlerdeki bakımını, envanter sayımını ve muhasebe incelemesini kolaylaştırır.
Teslim alınan her bileşenin ekipman listesinde göründüğünü kontrol edin. Eksik parça veya sonradan yapılan kurulum varsa tedarikçi yazışmasını proje dosyasına ekleyin.
Resmî kaynaklar
BRC Mali Müşavirlik
SMMM Rauf Cenk Alat, Ankara genelindeki işletmelerin yatırım ve muhasebe kayıtlarına destek verir. 0 544 956 76 26 numarasından iletişime geçebilirsiniz.