Satın alma ve ödeme sürecinde talebi açan, mal veya hizmeti teslim alan, faturayı kontrol eden ve ödemeyi onaylayan kişi aynı olabilir; ancak küçük işletmeler dâhil her kuruluş görevlerin ve kontrol noktalarının nasıl işleyeceğini açıkça belirlemelidir. Yazılı yetki matrisi, hangi tutar veya işlem türünün kim tarafından onaylanacağını ve muhasebeye hangi belgelerin iletileceğini gösterir. Bu düzen hem nakit planlamasını hem de belge takibini kolaylaştırır.
Talep ve onayı iş ihtiyacına bağlayın
Satın alma talebinde iş amacı, istenen ürün veya hizmet, beklenen teslim tarihi, bütçe kaynağı ve talep eden bölüm yer alsın. Onaylayan yönetici bütçe ve ihtiyaç uyumunu kontrol etsin. Acil alımlarda uygulanacak istisna sürecini belirleyin; sonradan alınan onayın hangi koşullarda kabul edileceğini kurum içi politikada açıklayın. Limitleri işletmenin ölçeğine uygun belirleyin ve gerektiğinde matrisi gözden geçirin.
Teslim ve fatura kontrolü
Mal veya hizmet teslim edildiğinde miktar ve kapsamın siparişle uyumunu teslim tutanağı, hizmet raporu veya uygun başka kanıtla kaydedin. Fatura bilgilerini sipariş, teslim ve fiyat koşullarıyla karşılaştırın. Fark varsa ödeme talimatını onaylamadan önce tedarikçiden düzeltme veya açıklama isteyin. E-fatura veya diğer elektronik belge süreçlerini GİB e-Belge portalındaki güncel bilgilere göre yürütün.
Ödeme ve muhasebe kayıt izi
Ödeme emrinde fatura referansı, vade, banka hesabı, tutar ve onay kaydı bulunsun. Ödeme yapıldıktan sonra banka dekontunu fatura kaydıyla eşleştirin; kısmi veya toplu ödemelerde dağılımı belgeleyin. Muhasebe ekibi, dayanakların tam olup olmadığını ve dönemin doğru seçilip seçilmediğini kontrol etsin. Vergi belgelendirmesi ve kayıt düzeni için GİB Vergi Usul Kanunu açıklamalarını inceleyin.
Yetki tablosu günlük iş akışında anlaşılır olmalı: talebi açan, bütçeyi onaylayan, mal veya hizmetin teslimini teyit eden ve ödemeyi yapan roller ayrı ayrı gösterilebilir. Küçük işletmelerde görev ayrımı sınırlı olsa bile ikinci göz kontrolü, tutar eşiği veya dönemsel yönetici incelemesi gibi telafi edici adımlar belirlenebilir. Yetki değişikliklerinde eski erişimleri kapatmak ve yeni limitleri yazılı onayla yürürlüğe almak unutulmamalıdır.
Muhasebe dosyasında satın alma talebi, teklif veya sözleşme, teslim teyidi, fatura ve ödeme kanıtı aynı işlem referansıyla ilişkilendirildiğinde denetim izi güçlenir. Her işlem için gereksiz belge üretmek yerine, işletmenin riskine ve işlem hacmine uygun bir kontrol tasarlayın; vergi kaydının dayanağını mevzuat ve gerçek ticari ilişkiyle uyumlu tutun.
Ankara genelinde işletme kayıtları, gider kontrolü ve dönem kapanışı süreçleri için BRC Mali Müşavirlik hizmetlerine bakabilir, 0 544 956 76 26 numarasından iletişime geçebilirsiniz. İç onay limitleri işletmenin yönetim kararıyla oluşturulmalıdır.