İlk çalışanı işe almak, işletmenin büyümesi kadar yeni bir idari sorumluluk da getirir. İşe giriş kaydı, ücret ve çalışma koşullarının yazılı hale getirilmesi, çalışma süresinin izlenmesi ve aylık bordro bilgilerinin zamanında paylaşılması birbiriyle bağlantılıdır. Çalışan işe başlamadan önce süreci mali müşavir ve işveren arasında netleştirmek, son dakika eksiklerini azaltır.
İşe başlama tarihinden önce hazırlık
İşveren, pozisyonu, görev tanımını, ücret anlaşmasını, çalışma başlangıç tarihini ve işyeri bilgisini netleştirmelidir. Adaydan alınacak kişisel bilgiler yalnızca işe alım ve bordro işlemleri için gereken kapsamda, güvenli şekilde toplanmalıdır. Kimlik, iletişim ve banka bilgilerinin doğruluğu kontrol edilmeli; belgeler herkese açık kanallarda paylaşılmamalıdır.
İşe giriş bildirimi ve ilgili işlemlerin yöntemi çalışanın statüsü ve olayın şartlarına bağlı olabilir. SGK’nın resmi uygulama sayfalarında işverenler için işe giriş ve işten ayrılış bildirimi hizmetleri sunulur. Genel bir internet takvimini her durum için kesin kural saymak yerine, işverenin somut işe alım tarihi ve statüsü üzerinden güncel yükümlülükleri teyit edin.
Aylık bordro için işverenden beklenen veriler
Çalışanın fiili çalışma süresi, izin, rapor, fazla çalışma, prim veya diğer ödemeleri kayıt altına alınmalıdır. Ücret değişikliği ya da görev değişimi olduğunda ilgili tarih ve dayanak bilgisi mali müşavire iletilmelidir. İşletme, çalışılan süreyi hangi sistemle takip ettiğini ve yöneticinin kimin onay vereceğini önceden belirlesin. Böylece bordro hazırlığı sırasında e-posta ve mesajlarda dağınık bilgi aramak gerekmez.
Her çalışan için kişisel dosya ve erişim yetkileri düzenli tutulmalıdır. Bordro bilgileri özel nitelikli iş verisi içerebileceğinden, dosyalar korumalı alanlarda saklanmalı ve yetkisi olmayan kişilerle paylaşılmamalıdır. İşten ayrılma, ücret veya çalışma biçimi değişiklikleri gibi olaylar gecikmeden bildirilmelidir.
İşveren kontrol listesi
- İş tanımı ve başlangıç tarihini yazılı belirleyin.
- Gerekli çalışan bilgilerini güvenli biçimde toplayın.
- SGK işveren uygulamalarındaki güncel işlemleri teyit edin.
- Çalışma, izin ve ek ödeme verilerini aylık kaydedin.
- Bordro için belge gönderim sorumlusu ve son iç tarihi belirleyin.
BRC Mali Müşavirlik, Ankara geneline hizmet vererek işverenlerin bordro ve muhasebe süreçlerini planlamasına destek olur. Bilgi için 0 544 956 76 26 numarasını arayabilir, iletişim sayfasını ziyaret edebilirsiniz.