Muhasebe hizmetinin doğru yürüyebilmesi için işletmenin işlemlerini zamanında ve eksiksiz bildirmesi gerekir. Mali müşavir, işletmenin günlük faaliyetlerini kendiliğinden göremez; satış, ödeme, personel ve sözleşme bilgileri işletme tarafından paylaşılmalıdır. Düzenli bir bildirim yöntemi kurmak, son gün telaşını azaltır ve eksik kayıt olasılığını düşürür.
Satış ve tahsilat bilgileri
Dönem içinde düzenlenen satış belgeleri, iade ve iptaller, kredi kartı ve çevrim içi platform tahsilatları, komisyon kesintileri ve varsa nakit hareketleri paylaşılmalıdır. Platform hesabındaki satış tutarıyla bankaya yatan net tutarın farklı olması normal olabilir; komisyon, iade veya ödeme bekleme kalemlerini ayrı göstermek mutabakatı kolaylaştırır. Müşteri avansı veya kapora alındıysa, hangi sipariş ya da hizmetle ilgili olduğu açıklanmalıdır.
Gider, ödeme ve sözleşme değişiklikleri
İşletme için yapılan alımlara ait faturalar, dekontlar, kira ve hizmet sözleşmeleri, kredi taksitleri ve banka masrafları düzenli iletilmelidir. Belgeyi göndermek kadar işlemin neden yapıldığını belirtmek de önemlidir. Yeni bir işyeri açılması, adres değişikliği, ortaklık düzeninde değişiklik, faaliyet konusunun genişlemesi veya işletmenin faaliyeti durdurması gibi gelişmeler bekletilmeden mali müşavire bildirilmelidir. GİB’in açıklamalarında mükellef bildirimlerine ilişkin yükümlülükler yer alır; somut olayda uygulanacak süre ve yöntem resmi kaynaktan teyit edilmelidir.
Personel ve bordro verileri
İşe giriş planı, işten ayrılma, ücret veya çalışma düzeni değişikliği, izin ve ek ödeme bilgileri personel süreçlerini etkiler. Bu bilgilerin sonradan iletilmesi, bildirim takvimini zorlayabilir. İşveren işlemleri için SGK’nın e-SGK uygulama portalında işyeri ve çalışan bildirimlerine ilişkin hizmetler bulunur. İşletme, yetki ve bildirim sorumluluklarını çalışanı fiilen işe başlatmadan önce mali müşaviriyle netleştirmelidir.
Basit bir paylaşım takvimi kurun
Haftanın belirli gününde belgeleri tek kanaldan iletin. Her ay kapanışından önce eksik satış, gider ve banka dökümlerini kontrol edin. Belge gönderildi bilgisini bir listede işaretleyin ve anlaşılmayan işlem için kısa açıklama ekleyin. Hassas kişisel verileri açık mesaj gruplarında dolaştırmayın; ofisinizle kararlaştırılmış güvenli kanalı kullanın.
BRC Mali Müşavirlik, Ankara genelinde işletmelerin aylık evrak ve kayıt düzenini oluşturmasına yardımcı olur. Süreç hakkında görüşmek için 0 544 956 76 26 numarasından iletişime geçebilirsiniz.