SGK işlemlerinin düzenli yürütülmesi, yalnızca ay sonunda bordro dosyasını göndermekle sağlanmaz. İşe giriş, işten ayrılış, işyeri bilgisi ve aylık çalışma verileri farklı zamanlarda gündeme gelir. İşverenin bu değişiklikleri mali müşavire hızlı ve doğru ileteceği bir operasyon akışı kurması gerekir. Takvim ve görev paylaşımı, sorumluluğun kimin üzerinde olduğunu görünür kılar.
Olay gerçekleşmeden önce bildirim kanalı kurun
Yeni çalışan işe alınacağı zaman karar verici, insan kaynakları sorumlusu ve muhasebe ofisinin hangi bilgileri paylaşacağını önceden belirleyin. İşe başlama tarihi, işyeri, görev ve çalışan bilgileri eksiksiz olmalıdır. İşten ayrılma veya çalışma koşullarında değişiklik durumunda da bildirim aynı kanaldan yapılmalıdır. Acil durumlarda kime telefon edileceği ve yazılı teyidin nasıl bırakılacağı iş akışında yer alsın.
SGK’nın e-SGK portalında işverenlere yönelik çeşitli uygulamalar, işyeri ve sigortalı bildirimleriyle ilgili hizmetler sunulmaktadır. İşveren yükümlülüklerine ilişkin resmi açıklamalar, ilgili bildirimin hangi şartlarda yapılacağını anlamak için incelenebilir. Bildirim süresi ve istisnalar çalışan statüsüne veya olaya göre değişebileceğinden, her dosyada güncel resmi bilgi esas alınmalıdır.
Aylık bordro kapanışı için iç takvim
Yasal son tarihten önce bir iç teslim tarihi belirlemek faydalıdır. Örneğin, ayın çalışma verileri, izinler, raporlar ve ek ödemeler önce yönetici tarafından onaylanır; sonra güvenli kanaldan mali müşavire iletilir. Mali müşavir eksik veya çelişkili kayıtları bildirir ve işletme düzeltmeyi tamamlar. Bu akışın işletmenin çalışma düzenine uygun tarihi olmalı; örnek takvim başka işletmeden aynen alınmamalıdır.
Personel bilgilerinin doğruluğunu periyodik olarak gözden geçirin. Ücret, görev, işyeri ve iletişim kayıtları değiştiğinde ilgili belgeleri güncelleyin. Çalışan bilgilerinin yetkisiz kişilere açılmasını önlemek için dosya erişimini sınırlandırın ve mesaj gruplarında kimlik veya bordro belgesi paylaşmayın.
Takibi kolaylaştıran kayıt
Basit bir tabloda olay tarihi, bildiren kişi, bildirimin yapıldığı kanal, gerekli işlem ve tamamlanma bilgisini kaydedin. Böylece bordro döneminde hangi bilginin kimin tarafından onaylandığı izlenebilir. Arşivde hem resmi sistem çıktıları hem de işletmenin dayanak belgeleri saklanmalıdır. Sorunla karşılaşıldığında işlem numarası ve ekran mesajı üzerinden ilgili destek kanalına başvurmak daha hızlı çözüm sağlar.
Ankara genelindeki işverenler BRC Mali Müşavirlik’ten bordro bildirim akışını işletmelerine uygun biçimde planlamak için destek alabilir. 0 544 956 76 26 numarasından iletişime geçin.