Aylık muhasebe kapanışı, yalnızca belgeleri mali müşavire göndermekten ibaret değildir. Satış, tahsilat, banka, gider, personel ve stok bilgilerinin birbiriyle tutarlı biçimde hazırlanması gerekir. Küçük işletmelerde bu işler çoğu zaman aynı kişiler tarafından yürütüldüğü için basit ve sürdürülebilir bir rutin kurmak önem taşır.
Belgeleri işlem türüne göre ayırın
Satış belgeleri, alış ve gider belgeleri, banka hareketleri, kredi kartı tahsilatları, nakit kasa kayıtları ve sözleşmeleri ayrı klasörlerde veya güvenli bir dijital dosyalama düzeninde saklayın. Her belgenin dosya adı tarih, karşı taraf ve işlem türünü göstermelidir. E-posta, mesajlaşma uygulaması ve kağıt ortamına dağılmış belgeleri ay sonunda tek tek aramak yerine, haftalık aktarım saati belirleyin.
Bir ödeme yapıldığında dekontu ve ilgili faturayı birlikte ilişkilendirin. Banka hareketinde açıklama alanını anlaşılır kullanın; kişisel harcamalarla işletme ödemelerini karıştırmamaya çalışın. Ortak veya çalışan tarafından yapılan harcamalarda kimin ödediği, işletmeyle bağlantısı ve dayanak belgesi not edilmelidir. Belgesi olmayan her giderin muhasebeleştirilebileceği varsayımıyla hareket etmeyin; özel durumları mali müşavirle değerlendirin.
Mutabakatı dönem içinde yapın
Ay sonunda banka ekstrelerini muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırın. Müşteri ve tedarikçi bakiyelerinde fark varsa, bunun ödeme zamanı, iade, iskonto, yanlış cari hesap veya eksik belge kaynaklı olup olmadığını araştırın. Kasa kullanılıyorsa giriş ve çıkışları belgeye dayalı şekilde işleyin. Stoklu işlerde dönem içi giriş, satış, iade ve sayım kayıtlarını düzenli tutmak, dönem sonu düzeltmelerini kolaylaştırır.
İşletme e-belge kullanıyorsa düzenlenen ve alınan belgelerin durumunu kendi sisteminizde kontrol edin; iptal, itiraz veya teknik hata konuları için işlem tarihini ve ilgili kayıt numarasını saklayın. GİB’in Dijital Vergi Dairesi ve e-belge sayfaları resmi işlem bilgileri için başvurulacak kaynaklardır. Hangi belgenin hangi işlem için düzenleneceği konusunda güncel kuralları doğrulayın.
Kapanış kontrol listesi
- Satış ve alış belgelerinin tamamını listeleyin.
- Banka, kasa ve kart tahsilatlarını karşılaştırın.
- Eksik dekont ve sözleşmeleri tamamlayın.
- Personel ve masraf bildirimlerini belirlenen tarihte iletin.
- Açık müşteri veya tedarikçi farklarını not edin.
BRC Mali Müşavirlik, Ankara genelindeki işletmeler için muhasebe evrak akışını düzenli bir iş takvimine bağlamaya yardımcı olur. Bilgi almak için 0 544 956 76 26 numarasını arayın.